Comment s’organiser au travail ?

Introduction

Structurer d’une façon plus meilleure son travail quotidien : gestion des mails, organisation du bureau, télétravail… Comment optimiser votre organisation afin de gagner en terme d’efficacité, mais aussi avec esprit tranquille ?

On ne s’improvise pas bête d’organisation facilement… Pourtant, lorsque l’on sait qu’une organisation minimale peut peut assurer pas mal de bénéfices tant pour soi-même, et ses collaborateurs ou pour son entreprise, ça vaut le coût !

En admettant que le temps est une ressource rare, il devient intéressant de s’intéresser sérieusement aux outils qui peuvent rentabiliser au mieux les tâches et les actions choisies à mener en premier ordre. Quelques méthodes ont démontré et vous permettront de gagner du temps de valeur et ainsi avoir plus d’efficacité et de rentabilité.

1. Qu’est-ce que l’organisation personnelle ?

C’est un truc qui vous permettra de gagner du temps et d’avoir plus d’efficacité dans votre vie quotidienne tant personnelle que professionnelle. Il s’agit du rangement de votre environnement de travail (bureau), de l’organisation pratique de cet environnement dans son ensemble, gérer vos emails, vos rendez-vous, vos réunions..etc.

Dans votre bureau, l’organiser grâce à des techniques ou des pratiques pertinentes et efficaces est associé aux domaines suivants (entre autres) :

  • traitement des emails et des appels de téléphone,
  • gestion des distractions (notifications agenda, mails…) et interruptions différentes (bruit de collègues…),
  • ergonomie de l’environnement de travail ,
  • classement des documents (virtuellement ou physiquement),
    organisation du télétravail ,
  • prise de notes,
  • bonne gestion de temps : lecture rapide, priorisation, fixation de délais, agir contre la procrastination..etc.

2. Les vertus d’une organisation hors pair

L’atteinte de la bonne productivité personnelle est une motivation pour tout le monde : dirigeants, cadres… Sinon, il s’avère difficile d’exercer toute l’énergie pour réaliser un travail de valeur ajoutée.

Cela semble couler de source. Néanmoins, nombreux sont les employés qui se retrouvent submergés et même dépassés par manque d’organisation seulement.

Alors, l’application de méthodes et pratiques aisées à mettre en œuvre avec une bonne volonté minimale et de persévérance entraîne plusieurs avantages :

3. Comment mieux s’organiser au travail?

Pour une meilleure structuration de votre travail et ses tâches, il vous en premier lieu avoir plus de volonté et de ténacité . Quelques techniques et méthodes efficaces et faciles à mettre en œuvre peuvent vous aider dans cette pratique. Certains ont des objectifs bien précis, d’autres sont disponibles à des niveaux et fins différents.

Les gens ne fonctionnent pas de la même manière et n’ont pas les mêmes objectifs ni les mêmes tâches, responsabilités, besoins..etc. Ainsi, il ne faut pas hésiter à opter pour les solutions qui vous correspondent mieux tout en soyant conscient que vous avez besoin d’un laps de temps minimal avant d’en voir les premiers fruits.

Remarque

Vous organiser d’une façon plus meilleure ne signifie pas que vous pensez et structurez vos quotidiens à la minute près, ni essayer le maximum d’utiliser la dernière méthode à la mode en tant qu’elle est tout simplement en inadéquation complète avec vos besoins. Simplicité et bon sens deviennent ainsi – comme toujours – de mise !

3.1 Rendre son espace de travail ergonomique

Un espace agréable et propice au travail avec concentration est un élément indispensable pour une meilleure efficacité et une motivation extrême. Si certains sont dotés de cette capacité à travaillent partout, quel que soit le bruit ou l’environnement de proximité, une grand nombre a besoin d’un endroit reservé au travail et d’un ordre minimal.

Adapter son emplacement de travail à son activité est donc le premier réflexe qu’il faut avoir : aménagement, ordre de matériel, hauteur de table/chaise, calme..etc, sont des éléments importants à prendre en compte.

3.1.1 Télétravail

L’organisation du travail est en pleine évolution et le travail distant s’est largement démocratisé. Si cette modalité d’organisation n’est pas disponible dans tous les domaines professionnels, elle présente plusieurs avantages lorsqu’elle peut être mise en œuvre, tant pour l’employé que pour l’employeur ; productivité plus meilleure, diminution ou même arrêt de l’absentéisme, motivation accrue ..etc.

Il est fortement recommandé, de toute façon, de mettre en place quelques éléments dans le cadre du télétravail :

-mettre à disposition tous les moyens nécessaires à l’employé pour pouvoir bien exécuter depuis son domicile/un espace de coworking/un bureau distant des tâches confiées,

-bonne organisation du travail (dossiers partagés, intranet, visioconférences, ..etc.),
-fluidité de communication
avec ce collaborateur,
-délimiter sa vie privée/vie professionnelle le cas échéant.

3.1.2 Environnement de travail

Débarrassement, rangement, nettoyage, garder l’ordre et rigueur… Voici les 5 principes d’une pratique japonaise : la méthode dite des 5S. Une approche simplifiée et efficace pour environnement propice au travail.

3.2 Organiser son travail

3.2.1 Lister les tâches à accomplir

Le but est de faire l’inventaire des différentes tâches que vous êtes appelé à exécuter sans tomber dans le piège de la liste sur-détaillée extensible qui impacte complètement la productivité. Par la suite, définir pour tous des items listés, un ordre à suivre de priorité pour créer une liste allant de l’activité la plus intéressante vers la plus négligeable.

3.2.2 Prioriser

Il est indispensable de pouvoir faire la hiérarchie des différents niveaux d’importance et d’urgence de vos activités pour agir adéquatement et efficacement. De nombreux outils sont ici à votre disposition, parmi lesquels :

  • matrice d’Eisenhower : elle comprend 2 axes (axe importance et axe urgence) pour diviser vos tâches en 4 catégories (importantes et urgentes ; importantes mais non urgentes ; non importantes mais urgentes ; non importantes et non urgentes).
  • méthode Moscow : c’est une méthode qui facilite la prise de décision en aidant à ordonner les priorités. L’acronyme est celui-là : M pour Must have this – S pour Should have this if at all possible – C pour Could have this if it does not affect anything else – W pour Won’t have this time but would like in the future – les 2 « o » sont juste pour donner un « sens » au mot.
  • méthode GTD (Getting Things Done) : il s’agit de 5 phases principales pour s’organiser correctement : collecter, traiter, organiser, réviser, agir.
  • méthode CIRCEPT (CIRculaire conCEPT) : c’est une approche (concept) proposée pour structurer le résultat du travail créatif en créant une grille de lecture circulaire (roue en étoile).

3.3 Optimiser son efficacité personnelle

3.3.1 Prise de notes en réunion

Il s’agit ici d’un exercice plus ardu qu’il n’y parait : même s’il y en a des outils qui facilitent la tâche, pour une meilleure efficacité, il vous faut encore respecter quelques règles :

référencer vos documents (date de la prochaine réunion, noms des participants, sujets à traiter…),
-utiliser les expressions courtes ou les abréviations ,
-bien structurer le document : un seul paragraphe par sujet traité, numérotation, mots en capitales…,
-noter vos questions, remarques…pour les mémoriser,
-relire sur place pour préciser ou récrire certaines idées tant que vous êtes encore dans le même sujet.

3.3.2 Gestion des emails

Disciplinez-vous à vérifier votre boite mail d’une façon régulière et traitez vos emails : supprimez les messages inutiles, et commencez à traiter les autres; respectez l’ordre de priorité selon l’urgence du message et ne demandez que peu de temps, classez dans des répertoires dédiés si vous avez besoin d’ajourner le traitement de vos emails avec des noms comme urgent / en cours / à traiter plus tard..etc.

3.3.3 Classer ses documents

De la même façon de classement des emails entrants, vous pouvez classer vos documents efficacement pour les trouver rapidement en cas de besoin (par projet, patr thème, par date d’échéance…). Ce classement peut être soit physique (classeurs, dossiers, boîtes cartonnées…) soit numérique/informatique (dossiers virtuels).

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