Comment manager une équipe en télétravail ?

Comment manager une équipe en télétravail ? Quelles sont les astuces pour rendre une équipe en télétravail efficace malgré l’éloignement qui sépare les différents membres de l’équipe ?

Gérer une équipe de travailleurs à distance est un challenge au niveau de l’activité managériale qui est loin d’être facile pour n’importe qui dans la structure hiérarchique de l’entreprise (poste de manager de proximité, de chef d’équipe…) : devenir manager capable de bien diriger des équipes et connaît bien les fondamentaux du management qui définissent convenablement la bonne méthodologie de gérer des équipes selon le mode de management approprié qui caractérise l’entreprise n’est pas facile.

En effet, comme d’habitude de tout travail en équipe, les différents membres ont besoin de la communication et la collaboration. Et ce pour réussir les missions et atteindre les objectifs assignés. Or obligatoirement, la distance rend les choses plus difficiles.

1. Construire une équipe sur-mesure

Le télétravail nécessite la possession de certaines caractéristiques et de qualités pour s’adapter à cette manière de s’organiser. ce n’est pas à la portée de tout le monde.

Le profil préféré d’un télétravailleur (managers ou leurs collaborateurs) :

  •  personne de confiance : point indispensable lorsqu’une grande autonomie est laissée pour réaliser les missions sans surveillance directe.
  •  indépendant : il doit être autonome, capable de faire ses tâches en toute indépendance sans avoir besoin d’accompagnement physique.
  •  très motivé : il n’est pas rentable d’être isolé, enfermé dans sa bulle. Une bonne motivation est nécessaire pour être plus performant.
  •  ayant un gout prononcé pour le partage : le travail distant exige plus d’efforts pour partager les informations nécessaires que dans un environnement de travail classique. La communication est naturelle avec les collaborateurs du même bureau ou celui d’à côté. L’éloignement demande un effort supplémentaire pour l’échange, également avec l’usage des outils de messagerie instantanée par exemple. Ici apparaît l’mportance d’être un manager efficace qui est capable à distance de conduire une équipe, gérer les conflits quotidiens, diriger son équipe selon un plan d’action bien défini, faire apprendre le management à ses collaborateurs expérimentés pour les préparer à manager efficacement en tant que nouveau manager et conduire une équipe au quotidien.

Vous n’aurez peut-être pas l’occasion de créer une équipe à partir de zéro. D’autre part, si vous êtes capable de choisir queques collaborateurs pour renforcer une équipe qui travaille à distance. Vérifiez bien les profils des employés qui constituent cette équipe pour faire le bon choix.

2. Les missions du manager à distance

Les missions sont plus ou moins les mêmes qu’avec le management « classique » : piloter, encadrer, recadrer, donner des feed-back, combattre la démotivation, fixer des objectifs, adopter un style de management efficace pour diriger une équipe, responsabiliser ses collaborateurs, développer leur savoir-être..etc. Le facteur « distance » rend plus complexe l’exercice de votre leadership.

ci-dessous je vais citer les missions prioritaires pour un management « à distance » :

  •  Améliorer la confiance entre les acteurs et créer la cohésion d’équipe : ciment indispensable pour une équipe, il est toujours plus dur de donner confiance sans se voir directement. Le bon manager doit faire très attention à ce point pour ne pas mettre en péril l’établissement de confiance entre les différents membres. L’objectif est de créer un esprit d’équipe développé qui permet d’améliorer la productivité de chaque membre et par conséquent toute l’équipe de travail qui développe le rôle du manager et l’aide à déléguer aussi quelques tâches critiques.
  •  Structurer et organiser l’équipe : mettre en place les moyens organisationnels nécessaires pour le fonctionnement de l’équipe, la gestion de projet, et le bon encadrement de l’équipe selon les objectifs fixés.
  •  Donner une vision claire : chaque collaborateur doit connaître ce qu’il doit faire et comment intégrer son travail dans celui de l’équipe.
  •  Motiver, impliquer : exercer un effort supplémentaire pour aider chaque collaborateur à se positionner dans un état d’esprit positif. le but est de créer et garder un niveau de motivation et d’engagement maximal.
  •  Créer un sentiment d’appartenance : chaque membre doit sentir l’intégration dans l’équipe.
  •  Choisir les moyens de communication nécessaires : chercher et mettre en place les meilleurs moyens de communication. Et ce pour assurer l’échange des informations (structurées ou pas).

3. Comment manager une équipe virtuelle ?

Comment manager une équipe en télétravail ?

Voici quelques conseils pour bien manager une équipe virtuelle :

3.1 Organisation du fonctionnement de l’équipe

  • Mettez en place des « règles de jeu » claires : précisez ce que chacun doit réaliser en termes de tâches de sa mission et de comportement. Le management distant a besoin de plus de structuration qu’à l’accoutumée.
  • Facilitez la collaboration : mettez en place des outils en ligne pour assurer les échanges tels que l’agenda partagé en ligne, les vidéo-conférences…).

3.2 Animation du collectif

-Fixez des objectifs collectifs forts : le fait de partager des objectifs collectifs et des services à livrer est un facteur important de cohésion. Chacun doit savoir comment il va contribuer à la réalisation du livrable fini.
-Déterminer les étapes intermédiaires : décomposez les livrables ou objectifs sur des tranches de temps plus courtes que d’habitude.
-Donnez un aspect réel au virtuel : programmez des réunions physiques réelles régulièrement pour les éléments de l’équipe. N’oubliez pas de noter les moments clés comme une assemblée de lancement d’un projet par exemple. Allez parfois rendre visite à vos collaborateurs.
-Créez un système fort de suivi de performances : mettez en place des outils de reporting et tableaux de bord performants. Ces moyens sont à la disposition des employés et des managers pour le coaching, les aident dans le déroulement de leur activité. Pour vous, ce sont des outils à forte valeur ajoutée pour gérer la performance des salariés.

3.3 Management des individualités

Accordez un soutien puissant aux collaborateurs qui ont en besoin. Vous devez se disposer d’un management d’équipe à architecture variable. Certains ont besoin des feedback, d’autres choisissent plus de distance.
Bannissez le micromanagement : pas de discussion sur le sur-contrôle des personnes. La confiance réciproque est basique pour un travail efficace et de haute performance.

3.4 Communication à distance

-Gardez le contact, échangez de façon régulière : plus encore avec ce style d’organisation. Organisez des rencontres virtuelles régulièrement en ligne. Envoyez régulièrement des informations sur différentes thématiques intéressantes, sur les tâches en cours, ainsi que sur la vie en entreprise.
-Veillez à renforcer la communication spontanée : utilisez les réseaux sociaux professionnels pour améliorer les échanges naturels au sein de l’équipe.

Remarque

Dans certaines entreprises, les salariés créent leurs communautés sur les thématiques qui les intéressent. Pas obligatoirement en relation avec leur activité professionnelle. Ils invitent également d’autres collaborateurs à échanger sur ces espaces. L’idée est d’établir un esprit de « camaraderie ».