Comment ranger ses dossiers ?

Comment ranger ses dossiers ? Qui n’a pas passé des dizaines de minutes voire des heures à chercher un document, un courrier…? Le rangement correct de ses dossiers et documents-papier conservés permet une bonne organisation de son lieu de travail. Il devient plus facile de tomber sur le bon dossier au bon moment.

1. Comment ranger ses dossiers ? pour vous y retrouver dans vos documents

En dehors de l’enjeu légal, le tri de vos documents envisage un enjeu pratique : vous avez besoin d’une part optimiser l’espace, et d’autre part avoir la possibilité de tomber sur le document convenable de façon aisée et rapide.

1.1 De l’édition à la suppression du document

1. Editez/réceptionnez : si vous cherchez un justificatif quelconque (contrat signé par exemple), assurez-vous qu’il est bien reçu. A défaut, recontactez votre interlocuteur.
2. Triez : une fois vous avez eu le document en votre possession, déterminez son sort. Il y a des papiers que vous pouvez jeter immédiatement, ne gardez que l’utile pour éviter l’encombrement.
3. Classez : vous devez classer les objets selon une organisation rigoureuse. Identifiez le type du document pour connaître sa place de rangement, puis rangez-le tout de suite au bon emplacement.
4. Archivez : faites attention à la durée légale de retient de document… La conservation des documents « sensibles » doit être bien sécurisée. Suite au passage de délai de conservation, vous pouvez déplacer le document ou le rejeter.

1.2 Archivage numérique ou physique ?

Les documents numériques ont désormais la même valeur prouvée que les documents en papier. Votre choix de la manière de classement de vos documents est ainsi personnel… Voici quelques astuces pour vous aider à arbitrer :

-Si vous avez un volume important, le classement numérique devient une solution optimale pour gagner de la place.
-Le papier est plus confortable pour la lecture – notamment s’il s’agit de plusieurs pages : un argument en faveur du rangement physique.
-Dématérialiser vos documents administratifs en papier peut être contraignant. A moins de confier l’opération de numérisation à un prestataire, mais il faut supporter le coût…

1.3 De bons outils et une bonne méthode pour le classement papier


Pour classer vos documents sous format papier, soyez rigoureux dans votre classement :

  • Classez vos papiers par nature : votre travail met en jeu différents interlocuteurs. Clients, fournisseurs, banque, employés, fiscalité : vous pouvez vous organiser par type d’interlocuteur.
  • Choisissez un ordre de tri : il est possible de ranger vos documents par ordre chronologique (surtout pour vos papiers comptables et fiscales) ou alphabétique (pour retrouver les documents relatifs aux clients ou bien fournisseurs).
  • Dotez-vous des accessoires de rangement qui conviennent à votre besoin : Corbeilles, dossiers en carton, boîtes d’archives…Vous pouvez trouver une grande diversité en achetant vos outils d’organisation !

1.4 Les solutions d’archivage numérique

Vous pouvez également digitaliser et archiver tout seuls vos documents administratifs, à l’aide d’outils numériques performants. Si vous manquez du temps ou de compétences technologiques, vous pouvez désormais externaliser la tâche ! Mais faites atention à la bonne budgétisation du coût de cette prestation; par exemple, le coût d’une armoire électronique croît avec le volume de documents à archiver…

Numériser vos papiers ou les rendre électroniques, permet d’augmenter la durée de conservation (archivage des documents), et ne demande que quelques processus simples à mettre en place tels que la signature électronique (certificats électroniques), scanner les pièces justificatives pour transformer les documents-papier en documents éléctroniques par le biais d’une stratégie de dématérialisation qui ne vous oblige pas de respecter une telle durée légale de conservation, d’acheter un coffre-fort pour conserver les documents comptables, vos registres financiers, vos documents bancaires comme les chèques, vos procès-verbaux, vos contrats de travail, vos pièces comptables et facilite votre administration fiscale..etc. Vous pouvez conserver les originaux, sans aucun souci, mais la voie électronique vous fournit plusieurs avantages :

-Pérénité : en utilisant un format de fichier pérenne pour des durées de conservation des pièces archivées assez longues.

-Intégrité : c’est à dire prouver qu’un document n’a pas été modifié malgré la copropriété de ce document après avoir quitté son support-papier vers le digital.

-Confidentialité : c’est le le cloisonnement logique et physique des documents à conserver, comme par exemple le service RH ne peut que consulter les documents concernant le personnel comme la durée du contrat de travail et sa date d’échéance, l’accident du travail, l’assurance-maladie, les problèmes de syndic, les contrats d’assurance..etc. Mais ils ne peuvent pas consulter par exemple les avis d’imposition, les documents personnels, les bordereaux d’achat, les documents concernant le code de commerce, ou les délais de prescription des autres services…

1.5. Deux règles d’or au moment de ranger vos papiers

-évitez la procrastination : Rangez vos documents juste après l’édition/réception pour ne pas vous déborder.
-Sécurisez vos données : Si vous visez un classement numérique, essayez de mettre en œuvre un système de sécurité efficace. Si vous avez procédé d’un classement physique, contrôlez l’accès pour éviter toute tentative de vol ou de perte de documents importants.

2. La bonne gestion de votre administratif, un enjeu légal

Comment ranger ses dossiers ?

L’administratif est une activité indispensable, quelle que soit le secteur d’action de l’entreprise. Préparer des devis, faire des déclarations de TVA, d’impôt… Les papiers s’accumulent, et il faut réduire le volume. Il faut savoir ici que la loi vous exige la conservation de certains documents pendant une durée bien définie. Lors du contrôle administratif ou de litige avec un tiers, vous possédez ainsi des justifications et preuves que vous aurez besoin.

Les délais légaux de conservation de documents définis par la loi :

-Sauvegardez vos documents de comptabilité pendant 10 ans minimum, ça concerne les entreprises commerciales qui subissent les obligations de maintien d’une comptabilité conforme, ainsi que les microentreprises à propos de leurs bons de commande, factures…
-Les pièces fiscales doivent être sauvegardées au moins 6 ans. N’oubliez pas d’archiver vos justificatifs au cours des déclarations (IS/IR, TVA, CFE…).


Vous gérez une société commerciale ? Vous êtes sous l’obligation de conserver vos PV d’AG pendant au moins 5 ans. Vous avez des salariés qui travaillent chez vous ? Gardez une copie des bulletins de paie pendant 5 ans minimum. Aussi, vous devez archiver tous vos contrats pendant 5 ans minimum comptés à partir de leur conclusion.

à noter : les délais minimaux précédents sont imposées par la loi. Vous pouvez les dépasser en conservant vos documents, mais dans le respect de la réglementation RGPD. Si vos traitements incorporent des données personnelles en effet, essayez de limiter le temps de conservation le plus que possible.