Comment mieux gérer le temps au travail ?

Introduction

Certains disent que le temps est un concept… C’est plus que possible !  Néanmoins, dans nos contrées, on doit bien faire avec, surtout au travail… Comment mieux gérer le temps pour être plus efficace en matière productivité, mais encore plus serein !

Vous sentez que vous êtes surmené ? Vous sortez tard de votre bureau parfois, et d’autres fois trop tard ? Vous sentez que vos journées ne sont là que pour trouver des solutions pour les problèmes, de tension et bien évidemment de stress ? Apparemment il est temps de vous s’occuper de plus de votre gestion du temps et mettre en œuvre quelques simples pratiques efficaces et simples pour faire rimer encore efficacité avec sérénité !

1. Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Dans nos vies quotidiennes très chargées et connectées, chaque seconde et chaque minute sont décortiquées, comptabilisées, voire facturées…Il fallait bien donc passer maître dans la technique de la gestion du temps si vous voulez maintenir le contrôle.

Celui qui va tenter de ne pas s’en occuper sera rapidement rattrapé par l’horloge, le calendrier ou aussi un agenda engorgé par des dizaines de rappels… Car s’il est beau et délicieux d’oublier un peu la notion de temps aux vacances, il en est bien différemment durant le travail où tous les protagonistes courent après des délais de temps qui deviennent chaque jour plus serrés qu’auparavant.

Maîtriser le temps a des avantages qui ont plusieurs impacts :

  •  avoir un plus en efficacité et en productivité : bonne structuration de travail, des temps de pause suffisants, une vision plus claire des activités et des échéances…
  •  avoir plus de temps libre : ce qui aide à être plus empathique et mieux à l’écoute de vos collaborateurs au cours de formations, ou bien juste pour prendre un souffle.
  •  avoir moins de stress : vous aurez une tête libérée des incertitudes lourdes, et la charge mentale va diminuer.

2. Comment mieux gérer son temps ?

Il n’y a pas de baguette magique en matière de gestion du temps. Comme les sportifs professionnels, tout se base sur le fait de savoir gérer ses efforts d’une façon intelligente. Une organisation minimale et du rigueur est ainsi de mise, tout comme une dose suffisante de bon sens !

2.1 Gestion du temps : principes de base

2.1.1 Être organisé

Courir après mille lièvres en même temps ne va plus vous rendre un champion ou autrement dit un professionnel efficace et productif. Ce n’est pas parce que vous êtes chargé par un planning bloqué que vous serez davantage rentable. Les pertes de temps ne sont plus forcément attendues.

Par exemple, chercher un dossier important parmi plusieurs dossiers et autres documents en gros dans votre armoire alors que vos collaborateurs vous attendent pour une revue peut beaucoup impacter votre productivité ainsi que celle de toute l’équipe qui travaille avec vous.

C’est pourquoi, planifier efficacement vos tâches, veiller à structurer correctement votre travail et laisser votre bureau toujours ergonomiquement et logiquement rangé est une étape importante dans une démarche de gestion fine de votre temps.

2.1.2 Se fixer des objectifs personnels

Savoir notre destination, est un autre concept en matière de gestion du temps. La fixation des objectifs permet d’avancer tout en gardant le cap fixé. Elle offre un avantage d’être capable facilement et exactement de savoir où on en est et ce qu’il reste à faire, surtout s’ils sont S.M.A.R.T. (Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis).

Vous pouvez désormais fixer vos objectifs d’une façon hebdomadaire, mensuelle ainsi que quotidienne pour mettre le temps à votre disposition d’une manière plus adéquate.

2.1.3 Définir ses priorités

Définir et fixer des priorités permet de gérer votre temps plus efficacement et effectivement, mais encore de développer votre intelligence émotionnelle en s’entraînant à utiliser votre stress dans le bon sens plutôt qu’à se laisser submerger par ce dernier.

Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour visualiser vos priorités et ainsi développer votre efficacité. Les grandes lignes sont les mêmes :

-définir les tâches qu’on va accomplir,
-définir le degré d’urgence et d’importance,
-agir convenablement,
-créer un point régulier.

2.1.4 Ne plus procrastiner

Ajourner un travail qui doit se réaliser à l’instant est un réel frein à l’action qui peut avoir des impacts importants sur la productivité et le respect des délais. C’est sûrement une source de tensions, de démotivation et aboutit en fin à augmenter la charge mentale et la frustration.

Ainsi, on ne peut plus éviter la procrastination quelque fois, ça c’est l’une de ces mauvaises habitudes dont il faut se délester.

2.1.5 Savoir dire non

Être capable d’exprimer un refus est une compétence clé. Ceci permet pas uniquement de s’affirmer et se faire respecter , mais il évite éventuellement de se laisser submerger par des activités qui ne sont pas urgentes ou peuvent étre déléguées.

2.1.6 Augmenter sa capacité de concentration

être capable de se concentrer permet de faire moduler son cerveau en mode « travail ». Être extrêmement à ce que l’on fait est un vrai gage d’efficience. Pouvoir se concentrer permet d’évacuer instantanément les soucis et autres dérangements, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour se rattacher complètement au présent et par conséquent gagner en productivité.

2.1.7 Prendre des pauses

l’être humain qui n’est pas capable, de nature, de rester concentré totalement pendant des jours entiers, réserver du temps pour faire une pause, respirer de l’air est tout sauf contre-productif. Contrairement, les pauses permettent de diminuer le stress et alimenter le cerveau par l’oxygène.

2.2 Méthodes et outils de gestion du temps

Le challenge à ce niveau est de faire preuve de durabilité dans sa démarche. Car comme pour un régime alimentaire, un écartement en provoque un autre jusqu’au retour à la situation initiale.

Il existe de nombreux moyens pour atteindre ses fins. Le moins facile est peut-être de déterminer quelles techniques mettre en place et s’y tenir. Voici quelques méthodes qui ont fait leurs preuves. Libre à vous de choisir :

Il s’agit d’une méthodologie globale de gestion du temps : le Getting Things Done (l’art de faire en sorte que les choses se fassent) qui se base sur 5 actions :

-collecter : déterminer les activités à accomplir,
-traiter : analyser l’obligation ou non de l’action,
-organiser : ranger selon le taux d’importance et d’urgence,
-réviser : suivre l’avancement,
-agir : c’est de faire des actions en fonction de ce qui précède.
Si la première phase qui se manifeste par l’établissement de la liste des tâches à accomplir peut être considérée fastidieuse, cet outil vous permet par contre de gagner du temps et ce sur le plan professionnel ainsi que le plan personnel.

2.2.2 To-do list

Défendée par les uns, accusée par les autres, la « to-do list » ou liste des choses à faire, est un outil légèrement simple à mettre en œuvre pour ceux qui savent s’y tenir. La « difficulté » est d’éviter la surcharge, rester bref tout en gardant la clarté et la précision.

Le concept est toujours le même : visionner clairement son agenda. Ainsi, comme pour les autres principes, il s’agit de :

-lister les actions à réaliser, les tâches à accomplir,
-donner la priorité convenable à chacune,
-classer hiérarchiquement selon une priorité prédéfinie.

2.2.3 Technique Pomodoro

Mise en place dans les années 80, cette méthode simple à utiliser permet de vous aider à rester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes (c’est à dire 1 session) pour prendre par la suite une petite pause avant de commencer une 2ème session de 25 min.

Le principe est qu’il est contre-productif de se concentrer sur une activité plus longtemps et qu’il est indispensable de détacher le cerveau quelques minutes entre 2 tâches successives.

Et là encore, cette méthode n’est vraiment efficace que si elle est compatible avec votre fonctionnement.

C’est une méthode simple à utiliser permet de réfléchir et prendre un certain recul par rapport aux différentes tâches à réaliser. Elle se manifeste sous la forme d’un modèle subdivisé en 4 paliers dont chacun correspend à un niveau d’importance et d’urgence particulier :

  •  les activités importantes et urgentes qui doivent être traitées prioritairement,
  •  les tâches importantes, mais non urgentes qui doivent être planifiées,
  •  les éléments non importants, mais urgents qui doivent être exécutés tout de suite ou délégués,
  •  les activités non importantes et non urgentes dont le traitement sera annulé ou mis à côté.

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