Comment optimiser la gestion des stocks ?

Comment Optimiser la gestion des stocks : une mission principale, entre autres, des logisticiens est de pouvoir gérer son stock efficacement. Les défis sont de fournir un meilleur service au client pour le satisfaire tout en gardant les coûts de stockage plus bas. On découvre ensemble l’essentiel sur la gestion des stocks.

Pour réussir à maintenir l’équilibre, le gestionnaire se base sur des techniques validées. Les positions adoptées en ce sujet ne sont pas toujours anodines.

Faut-il travailler avec un niveau plus élevé de stockage pour garantir une disponibilité plus optimale ?

Il s’agit de biens transformés ou non, qui se situent en amont, à l’intérieur ou en aval de l’exploitation.

Ils ont comme fonction principale la régulation des consommations tout en contrôlant les flux d’entrée. Ils donnent une disponibilité immédiate des constituants pour satisfaire les besoins. Ils sont utilisés dans le mécanisme d’exploitation par l’intermédiaire des matières, des marchandises, des produits intermédiaires, les produits finaux, mais aussi les différentes fournitures qui entrent en jeu de façon directe ou indirecte au niveau des principaux processus.

Plusieurs éléments (qui varient) ont une certaine influence sur les niveaux prévisionnels : saisonnalité, produits périssables…

On peut évaluer certaines quantités (optimales) à stocker en fonction de plusieurs paramètres par plusieurs méthodes comme le nombre de commandes, le délai d’approvisionnement, le coût unitaire des articles..etc. Il s’agit de : la gestion économique des stocks.

On peut suivre les variations de stock pour prendre les décisions de réapprovisionnement par des tableaux de bord appropriés.

Il y a des écoles qui cherchent à supprimer ces étranglements. La méthode de juste à temps (JAT) sert à partager cet objectif.

Les analystes financiers, quant à eux, sont concernés par le ratio de rotation de stock.

Le surstockage
Se disposer d’un niveau de pièces trop élevé provoque des coûts très intéressants (logistique, immobilisation..etc). Néanmoins, certains produits qui sont stockés sont menacés de devenir obsolètes ou bien de mal vieillir.

Le sous-stockage
Dans ce cas c’est pratiquement la fonction qui n’est pas exécutée avec les conséquences qui en découlent : arrêt de production, articles indisponibles lors des commandes et ainsi des clients insatisfaits..etc.

Remarque

Pour bien améliorer la gestion des stocks : il est évident d’identifier les produits sans rotation, déterminer une stratégie efficace de niveau de taux de service à avoir en fonction des objectifs préalablement fixés, définir et comprendre les aléas dûs à la supply chain…

La comptabilité générale s’occupe de définir régulièrement le niveau du stock. C’est le cas au niveau des opérations d’inventaire où la valeur comptable du dénombrement physique est notée dans des livres.

Les valeurs initiales et finales sont enregistrées dans les comptes en actif de la troisième classe du bilan pendant que les variations au niveau des matières premières, les marchandises et les autres approvisionnements (qui correspondent à la consommation au cours de l’exercice) sont remises dans les charges (classe six) du compte de résultat.

Les variations des produits finaux, intermédiaires et qui sont en-cours sont également saisies dans les produits (classe sept) toujours du compte de résultat.

Ce mécanisme permet de différencier ce qui relève du patrimoine, soit la valeur enregistrée à l’instant t et ce qui est consommé pour assurer la conduite de l’activité de l’entreprise. En effet, la gestion de stocks peut influencer le besoin en fonds de roulement.

De même, la difficulté de l’exercice se manifeste en valorisant les éléments saisis. Le traitement comptable qui est une mécanique simple à appliquer le principe compris une fois.

Les entreprises sont appelées à effectuer l’inventaire de leur stock physique. Il se réalise souvent au cours de la clôture des exercices.

On a besoin de vérifier les écarts entre les marchandises, les encours de production et les matières qui sont vraiment disponibles dans les rayons et le nombre théorique donné par son système de gestion, maintenant géré par l’informatique. Ces écarts sont issus de la recherche du coté des pertes et des vols lorsqu’on constate l’absence. Aussi, il y a des défauts qui peuvent entraîner des dépréciations. C’est l’exemple d’un produit qui présente un défaut d’aspect rendant sa commercialisation très difficile voire impossible.

Cette action est une exigence légale : chaque entreprise est appelée à réaliser au moins un inventaire physique chaque année.

Pour assurer la fiabilité la plus possible, un inventaire se réalise méthodologiquement. La première étape c’est la préparation. L’objectif est de formaliser par écrit, ce qui va être réalisé par qui, comment le comptage sera établi, quand les différentes équipes peuvent intervenir. Ce dernier élément exige une coordination avec les autres services engagés, également la production. Cette préparation mène à des procédures. Le comptage proprement dit est géré par des équipes qui ont reçu des formations appropriées. à la fin de la procédure, ces dernières vont retourner le résultat vers le service de comptabilité qui va tenter de rapprocher les chiffres théoriques et réels, puis va procéder à la nouvelle évaluation du stock.

Dans le cas où la demande est incertaine ou la situation commerciale est telle qu’une rupture de stock est inconcevable, le gestionnaire logistique qui prend en charge les approvisionnements est obligé de mettre à disposition un stock de sécurité pour garantir un taux de service optimal aux clients.

En effet, malgré les outils à sa possession pour prévoir les quantités, il rajoute une “surcouche” pour pouvoir répondre à la demande dans toutes les situations.

Ces variations imprévues sont issues de plusieurs causes. Par exemple, pour le côté client :

-une commande particulière imprévue,

-un nouveau “grand” client réussi avec des commandes qui demandent une livraison rapide,

-un aléa climatique qui dope la demande.

-..etc.

Il vaut mieux aussi mettre en évidence des causes associées aux fournisseurs comme des ruptures de composants ou bien des retards ou une fiabilité aléatoire des livraisons.

Il est recommandé dans un premier temps de choisir les produits pour lesquels une telle mesure doit être mise en place. Habituellement, la méthode ABC (basée sur la loi de 20-80 ou Pareto ) permet de ventiler les références en dépendant des aspects déterminants (Valeur, chiffre d’affaires…). Les références de classe A sont mises à côté.

On peut évaluer le plus souvent le niveau de stock de sécurité par les méthodes statistiques : loi normale ou loi de Gauss (cas des produits à forte rotation) et la loi de poisson (articles vendus de grandes quantités).

Si nous considérons le cas de la loi normale, voilà un exemple de calcul :

En cas de variation de la demande => Formule :

Stock de sécurité = coefficient de sécurité x délais d’obtention (ou approvisionnement) x écarts types de la demande

Le coefficient de sécurité est obtenu par la lecture des tables de loi normale pour un taux de service donné. Exemple pour 98% =>2.05. Il y en a d’autres méthodes plus empiriques.

Si la demande n’est pas certaine, la gestion de stock va reposer soit sur le système à point de commande ou bien sur le système de gestion calendaire . Dans le premier cas, on va passer une commande de réapprovisionnement si le niveau de stock s’approche d’une limite bien déterminée. Dans le second cas, on va émettre des commandes de recomplètement sur des intervalles consécutifs réguliers pour le réajustement des quantités disponibles.

Les enjeux financiers de la gestion des stocks, comment ils sont ?

Nous pouvons remarquer 2 axes : la gestion des coûts et la gestion de la disponibilité.

Et également, le plus délicat de cette pratique sera d’optimiser ces 2 axes pour une efficacité plus meilleure et une satisfaction client maximale, ça veut dire l’optimisation des coûts financiers des stocks tout en garantissant la satisfaction clients avec la meilleure disponibilité possible.

En synthèse, le coût des stocks est divisé en deux : les coûts d’acquisitions et les coûts de possession.

Les premiers relevants d’un problème d’achat. En effet l’acquisition regroupe les frais d’achat de produit : achat de matière, frais de transport, coût du service achat..etc. Les autres varient en fonction d’une bonne gestion : optimisation des quantités stockées, des frais annexes rattachés comme la gestion du personnel…

Pour prévoir les rupture, il peut être séduisant d’élever son niveau de stock mais la question à se poser ici est : quel est le véritable coût du stock et quel est son impact ? Des mauvais effets sur la performance commerciale et les marges, des effets négatifs sur les coûts directs et les frais de structure…

Pour bien gérer ses stocks il faut trouver un compromis entre coût et disponibilité (des pièces). La méthode de Wilson apporte une solution pour équilibrer entre coût de commandes d’approvisionnement et coût de stockage en déterminant la quantité économique optimale à commander.

L’enjeu : la gestion économique des stocks
Pour une bonne optimisation des coûts, le logisticien doit réussir à équilibrer entre le nombre de commandes d’approvisionnement et la quantité stockée :

• réapprovisionner de façon fréquente lui permet d’affaiblir le niveau de stocks, mais ça peut gréver le coût des commandes.
• faire diminuer le nombre d’approvisionnements réduit le coût des commandes mais augmente le coût de disponibilité de stock. En effet, pour faire face aux sorties, il est obligé d’élever les quantités stockées à cause de l’espace entre les réapprovisionnements.

Si on a des commandes sur des intervalles de temps fixes et mêmes quantités, la formule de Wilson permet d’évaluer le lot économique (quantité par commande) et le nombre optimal de commandes d’approvisionnement pour assurer la minimisation du coût global des stocks.

Les limites du modèle de Wilson
Cette méthode est limitée par le fait de considérer que les différents critères qui composent la formule sont fixes ou temporellement linéaires et que les délais d’approvisionnement ne soient pas existants. Or avec l’évolution des exigences clientèles et de la pression concurrentielle, il est de plus en plus difficile de garder ces variables toujours constantes.

Aussi, la considération des délais d’approvisionnement nuls c’est s’appuyer sur les performances logistiques de ses fournisseurs. Il faut également maîtriser ce risque, en agissant sur le stock de sécurité par exemple. Un levier qui n’est pas pris en compte par Wilson.

La stratégie peut se définir comme le sélection d’un ensemble d’options basiques dans l’optique d’atteindre des objectifs fixés préalablement. C’est l’élaboration d’une politique complémentaire, identifiée en fonction de ses forces et de ses faiblesses, en tenant compte des menaces et des opportunités.

L’exécution du processus d’approvisionnement permet de mettre en place des modèles de scénarios qui seront appliqués en fonction du type des opérations et selon un ordre bien défini. Les activités d’achat et d’approvisionnement se démarquent par trois choses particulières :
*Les types d’achats : C’est à dire le type des biens matériels et services achetés par l’entreprise pour les exploiter.

*Les modèles ou types d’approvisionnement : C’est de définir sur quelles bases (fréquence, moment) vont démarrer les commandes et quelle est la quantité. On va appliquer ainsi de façon conjointe, selon le type des produits en stock, en fonction de la demande et la fréquence de consommation de ces derniers, différents modèles appropriés.

*Les stratégies d’approvisionnement : C’est de définir la démarche la plus efficace et la plus optimale pour posséder les biens et services dont on a besoin. Cela veut dire celle-là qui offre le nombre maximal d’avantages en termes de coûts, de délais et d’usage des ressources. C’est une politique qui s’oriente vers la source d’approvisionnement.

L’approvisionnement stratégique est un processus d’identification et de sélection des sources d’approvisionnement qui composent un tel réseau qui assure un approvisionnement fixe au plus bas coût global. Dans le même principe, je présente ci-après quelques stratégies d’approvisionnements : l’approvisionnement standard ; le transfert physique ; la consignation ; la sous-traitance ; et les services externes

A- L’approvisionnement standard

Il s’agit de la stratégie habituelle (classique). Les besoins internes s’expriment dans des demandes d’achats. Ces demandes arrivent au service achats. Ce dernier communique avec des fournisseurs externes et lance des appels d’offres. Après analyse des offres et choix des fournisseurs, les demandes d’achats sont traduites en commandes. Et se lance par la suite la livraison des marchandises à la date et au lieu convenables.

B- Le transfert physique

Les besoins internes de l’entreprise s’orientent vers un magasin. Le magasin principal approvisionne les magasins secondaires, les ateliers ou les bureaux. Ce mouvement interne de marchandise d’une entité à une autre s’appelle « flux de transfert ». En effet, le mouvement de stock n’entraîne en retour aucune facturation. Les stocks sont émis avec leur valeur.

C- La consignation

La réserve de stock de l’entreprise est chez fournisseur. On parle alors de « de stocks en consignation ». L’entreprise peut commander des articles qui restent stockés dans les magazins du fournisseur. L’entreprise en est donc légalement le propriétaire. Mais le paiement sera fait seulement dans le cas où la demande des articles en consignation sera envoyée au fournisseur.

Le fournisseur demande le règlement concernant les quantités de marchandises consommées à partir du prélèvement et de la sortie marchandise. En Général, pour ce type de contrat, le fournisseur demande une garantie minimale obligatoire de consommation.

L’étude de la consignation cependant diffère quand on est chez le fournisseur. « La gestion des stocks en consignation se démarque pour un fournisseur par fournir des articles et les stocker plutôt chez client.

Le fournisseur est toujours le propriétaire légal des articles jusqu’à ce qu’ils soient récupérés du magasin d’articles en consignation. Et à partir de ce moment le fournisseur peut demander le règlement.

La facture doit se régler selon un intervalle temporel préalablement défini, par exemple chaque mois. D’autre part, le client peut se mettre d’accord avec le fournisseur que la propriété des articles qui ont resté en consignation lui soit communiquée après une certaine durée de temps ».

D- La sous-traitance

Il s’agit de transférer à un tiers l’établissement d’une prestation, ou la fabrication de matières ou de composants que l’on ne veut pas produire chez soi. La sous-traitance est une stratégie d’approvisionnement avec des caractéristiques spécifiques qui la distingue de l’approvisionnement de services externe.

Dans une commande, chaque poste de sous-traitance est rattaché à un ou plusieurs sous-postes qui contiennent les matières ou les composants nécessaires par le sous-traitant pour réaliser sa tâche.

Ces matières ou composants entraînent une consommation des stocks de l’entreprise. Une fois la commande d’achat validée, on réalise au niveau du magasin une opération de sortie marchandises destinées au sous-traitant.

E- Les services externes

Dans une commande de services externes, chaque poste comprend un cahier des charges qui précise les prestations du fournisseur. Le cahier des charges peut comporter des postes qui représentent des services (fiches services), des activités, et aussi des articles (fiches articles).

La stratégie d’approvisionnement des services permet de différencier deux types de services :
-Les « services planifiés » : des services dont l’aspect et l’étendue sont identifiés au moment de l’envoi de la commande. Ils sont notés avec une description, une quantité et un prix. Dans le cahier de charge, on peut autoriser le dépassement (en pourcentage) de la quantité de départ, et encore le changement du prix contractuel.

-Les « services non planifiés ». Ils ne contiennent aucune description. Il s’agit des activités ou travaux qui ne peuvent pas être détaillés parce que leur aspect et leur étendue clairs ne sont pas encore identifiés, ou encore les services que vous ne voulez pas planifier.

Pour contrôler les dépenses, des valeurs limites sont précisées au lieu des lignes de service. Les services peuvent alors s’exécuter jusqu’à une valeur qui ne dépasse pas ces valeurs limites.

F- Stratégies d’approvisionnement électronique

e-soursing , e-procurement et e-tendering sont des stratégies d’approvisionnement qui utilisent l’internet :

-e-sourcing (recherche de fournisseurs par internet) : c’est l’usage d’internet pour chercher de nouveaux fournisseurs et les contacter pour un produit bien défini;
-e-procurement (approvisionnement par internet) : c’est l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de communication (NTIC) pour informatiser et optimiser la fonction achat de l’entreprise. Toute la procédure d’achat se gère sur internet (commande, suivi de l’acheminement, validation de la livraison…) ;
-e-tendering (devis électronique) : c’est l’utilisation d’internet pour demander des devis d’une part et réceptionner des offres d’autre part.

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