La To Do List pour atteindre rapidement vos objectifs

La To Do List pour atteindre rapidement vos objectifs : Selon quelques études, les employés ne sont productifs que durant une moyenne de 2 h 53 min environ par 8 heures de travail.

La productivité peut engendrer des pertes conséquentes pour l’entreprise. Néanmoins, ces salariés voudraient bien être plus productifs. Cela participe à leur bien-être au travail.

Puisqu’il en est ainsi, avec une To do list, ils seront susceptibles d’atteindre leurs objectifs de manière efficace. Ce qui va aboutir à leur épanouissement dans leur travail.

En effet, quoi que ce soit en entreprise ou chez soi, l’organisation est un élément important qui favorise l’atteinte des objectifs.

L’organisation consiste un petit peu à mettre en place une liste de tâches à faire appelée « To Do List ». L’élaboration d’une « To Do List » est une démarche simple et facile pour celui qui sait comment s’y prendre.

Par contre, il y en a ceux qui ne peuvent pas réaliser fidèlement leur liste de tâches à faire. En effet, mettre en place une To do list est un moyen d’alléger la charge de travail pour visionner clairement des tâches réalisées et celles qui restent à réaliser.

Dans cet article, vous allez trouver comment créer une liste de choses à faire pour atteindre vos objectifs de façon très rapide.

I. Comment définir une liste des tâches ?

écrire une liste de tâches à faire facilite votre organisation. Lorsque vous possèdez une certaine liste, vous pouvez définir avec certitude vos défis de futur ou les tâches en cours. Cela vous assure notamment la conservation des souvenirs d’un exploit ou d’un manque d’engagement envers une activité bien déterminée.

Créer la liste de tâches à exécuter vous favorise l’identification de vos priorités quotidiennes. Avec une telle liste, vous pouvez notamment savoir les instants d’exécution de ces tâches.

Une liste de tâches à réaliser vous permet de planifier votre journée précisément. En effet, vous êtes capables de savoir précisément qu’est-ce que vous allez faire, et la durée de temps qu’il vous faut pour le faire.

Une « To do list » est donc un outil très important lorsque l’on veut atteindre ses objectifs, mais aussi pour développer sa confiance en soi.

II. Importance de réaliser une liste des tâches à faire

La création d’une liste de tâches vous donne la capacité de garder la trace de vos activités personnelles ainsi que professionnelles. Ce faisant, vous pouvez découvrir efficacement vos progrès que vous avez fait pour avancer vers vos objectifs sans en perdre les traces.

Par contre, si vous n’avez pas cette liste vous pourriez perdre votre temps. En passant plus de temps sur des tâches moins intéressantes, vous pourriez être moins productif au quotidien.

Une liste de tâches à réaliser bien créée doit comporter quelques éléments qui peuvent être utiles pour la productivité. Il s’agit :

-du titre de vos tâches,

-des dates qui correspondent à vos tâches,

-des noms des employés associés à vos tâches,

-de la liste entière de toutes vos tâches,

-des tâches en cours d’exécution.

-..etc.

Par contre, pour créer une « To do list » efficace, vous pouvez utiliser certaines applications pour vous faciliter la tâche. Il s’agit par exemple de :

-l’application Bit : c’est un logiciel qui permet de déterminer toutes vos tâches ainsi que vos collaborateurs,

-une feuille de calcul Excel,

-un diagramme de Gantt,

-..etc.

L’application Bit est un bon outil de planification qui permet de bien écrire une liste des tâches quotidienne. Cette application vous donne la capacité d’avoir une liste prédéfinie de toutes vos tâches personnelles ainsi que professionnelles.

III. 3 étapes pour réaliser votre To do list

1. Scinder vos grands projets en de petites tâches

Il y a plusieurs qui choisissent l’idée de créer une liste de tâches car cela leur fournit un sentiment de satisfaction. Ils ressentent un plaisir en cochant les cases. Pour avoir ce type de sentiment, il ne faut pas lister vos grands projets dans la « To do list ».

En effet, lorsque vous avez des tâches nombreuses à faire, il est indispensable de les diviser en de petites tâches.

Cela facilite l’exécution de l’ensemble de projet et vous évite d’être débordé par la tâche. Ce qui vous aidera à cocher plus de cases et ainsi d’enrichir votre sentiment de satisfaction.

Si, par exemple, vous avez une tâche d’entretien de votre domicile. L’inscrire comme tel, dans votre « liste des tâches à réaliser », va impacter votre sentiment de satisfaction. Par contre, lorsque vous la segmentez en de petites tâches comme :

-l’entretien de la chambre principale,

-l’entretien de la salle de bain,

-la lessive,

-l’entretien de la cuisine,

-le lavage de la voiture..etc.

Vous allez cocher plus de cases et le sentiment de satisfaction que cela vous fournira vous encouragera à réaliser les tâches qui suivent de façon plus rapide.

Dans le cas inverse, la réalisation des grands projets va vous épuiser et vous n’aurez plus l’énergie et la motivation pour attaquer d’autres tâches de la même grande importance.

2. Évaluer votre disponibilité en temps pour votre To do list

Il est indispensable de prendre en considération ces deux facteurs lorsque vous créez votre liste de choses à réaliser. Il s’agit du temps qu’il vous faut pour exécuter une telle tâche et du temps dont vous disposez pour cette exécution.

On Continue encore avec l’exemple de l’entretien de votre maison. Le projet est déjà fragmenté en de petites tâches et pour le réaliser, vous allez prévoir huit heures.

S’il vous faut 1 heure pour exécuter chaque petite tâche, vous allez achever votre entretien en cinq heures.

Ainsi, il vous reste trois heures libres, en se souvenant toujours du sentiment de satisfaction qui peut vous motiver. Ce qui va aboutir, peut-être, à accomplir une petite tâche en une heure moins quart.

Alors, à la place de trois heures, vous pourriez avoir quatre heures quinze minutes de temps libre. Il vous sera donc facile de remplir votre liste de choses avec d’autres tâches de votre choix.

Vous allez réaliser, dans cette situation, plus de tâches que cela n’aurait été possible sans votre « To do list ». Lorsque vous définissez le temps que vous prend une tâche et le temps dont vous disposez, vous êtes plus susceptible de créer une bonne « liste de choses à faire ».

En évaluant votre ressource en temps réel, vous saurez si votre « To do list » est réellement raisonnable ou s’il ne l’est pas.

3. Regrouper les tâches en catégories

Pour atteindre sérieusement vos objectifs quotidiens, il est intéressant de regrouper l’ensemble de vos tâches en catégories. Cela vous assurera la hiérarchisation de votre liste des choses à faire.

Toutefois, il faut que cette hiérarchisation prenne en considération des tâches prioritaires. En ordonnant votre « To do list » et en tenant compte des tâches prioritaires, vous rendez pertinente et pratique votre « liste des choses à faire ». Ce qui vous assurera être plus focalisé sur l’exécution de vos tâches.

Cependant, il faut revoir votre liste des choses à faire pour définir si, véritablement, toutes les tâches sont essentielles. Pour ce fait, vous devez prendre le temps de bien concevoir votre liste.

Toutes les tâches sont importantes, donc, il vaut mieux que vous preniez le temps de réfléchir profondément sur la tâche à rédiger en premier ordre sur votre liste. Si possible, éloignez-vous de toute distraction en faisant cet exercice.

4. Identifier les tâches récurrentes

La préparation d’une tasse de café, la promenade de vos animaux domestiques…sont autant de tâches récurrentes. Il s’agit des tâches que vous exécutez de façon régulière et à priori quotidienne.

En les définissant, vous allez planifier mieux votre journée, sachant que vous savez combien de temps ces tâches vous demandent. Ce faisant, vous allez rédiger une bonne « To do list » pour votre quotidien.

De plus, vous vous devez de connaître clairement les différentes tâches citées sur votre « To do liste ». Vous n’allez pas arriver à atteindre vos objectifs, si une telle tâche arrête l’exécution d’une autre.

Assurez-vous ainsi, en hiérarchisant votre liste, de ne pas mettre en première place une tâche qui bloque la tâche suivante de s’exécuter de façon normale.

Cela vous permettra aussi de définir les « icebergs » sur votre liste. Il s’agit des tâches qui semblent faciles, mais dont l’exécution devient plus complexe. En effet, c’est pendant la réalisation de la tâche qu’on découvre sa complexité.

Certaines tâches impacteront l’atteinte de vos objectifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Avec plus de concentration lors de la planification de la liste, vous serez susceptibles de définir ces « icebergs » et donc de prendre les mesures nécessaires.

Il est aussi important de voir si vos tâches peuvent résister aux distractions. Il s’agit de distinguer les tâches exécutables même en distraction complète des tâches qui exigent plus de concentration.

Par exemple, vous pouvez aisément ranger votre linge tout en écoutant quelque chose importante en audio. Par contre, il sera difficile de réaliser un travail de bureau en jouant avec votre petit enfant. Cette analyse vous permettra aussi de mieux hiérarchiser votre liste.

IV. Ce qu’il faut retenir sur la To do list

La To Do List pour atteindre rapidement vos objectifs

Atteindre des objectifs prédéfinis pour chaque jour, semaine ou mois est clairement possible. La conception performante de votre « To do list » est liée à des facteurs très nombreux. Il s’agit principalement de :

-subdiviser vos projets en de petites tâches,

-calculer votre disponibilité en temps,

-organiser les tâches en catégories,

-déterminer les tâches récurrentes.

Une fois, la « To do list » mise en place, il peut être important d’avancer un peu au niveau des méthodes de réalisation.

V. Organisation du travail : comment gagner en efficacité ?

L’organisation de travail a une grande influence sur la productivité des entreprises. Il s’agit ainsi de déterminer qui fait quoi et comment pour atteindre une efficacité extrême.

Les formes d’organisation sélectionnées dépendent de plusieurs facteurs comme le secteur, la taille et la culture d’entreprise. De plus, elles influencent non seulement la structure globale, mais aussi l’organisation de chaque salarié à part entière. Elle est donc très importante.

La direction, les managers, ainsi que les responsables RH jouent un grand rôle dans l’agencement et la coordination des tâches. En effet, les stratégies qu’ils suivent ont des répercussions directes sur la qualité de travail de tout le personnel.

Pour plus d’efficacité, il faut que le travail soit organisé en se basant sur deux axes principaux : les tâches et les équipes. Nous allons découvrir comment la GRH et la gestion des tâches jouent un rôle important dans l’organisation des entreprises.

1. Mettre la gestion des ressources humaines au cœur de l’organisation de travail

L’organisation du travail a visiblement évolué au cours des années. On parlait d’Organisation Scientifique du Travail (OST) avec l’époque du taylorisme et la division horizontale (tâche par tâche) et verticale (écart hiérarchique marqué) du travail. Le fordisme repose sur le cloisonnement et la spécialisation. Il fait alors mettre en place le « travail à la chaîne » qui est très connu.

à nos jours, les nouveaux modèles d’organisation de travail se basent plus sur l’humain. L’objectif est d’améliorer les conditions de travail pour mener vers une ambiance sociale plus saine. Pour ceci, il faut reposer sur 3 principes :

-flexibilité : flexibilité au niveau horaire, prise en considération du feedback des collègues dans la réalisation d’un projet..etc;

-polyvalence : enrichir et diversifier les tâches pour les employés;

-autonomie : évoluer vers une hiérarchie horizontale. Les salariés se responsabilisent, se forment et prennent plus d’initiatives.

La gestion des ressources dans l’organisation de travail a pour finalité l’implication des différents employés dans la prise de décision pour les faire adhérer, de façon plus facile, à la culture d’entreprise. C’est dans cette vision que s’établit le développement du management participatif.

De plus, on priorise le travail d’équipe et les relations humaines pour créer une synergie collective. On adopte une stratégie d’amélioration des conditions de travail pour que les collègues se sentent bien.

Les managers et les responsables des RH organisent donc leur gestion selon les attentes des employés : télétravail, espace de coworking, formation..etc.

2. Maîtriser la gestion des tâches et du temps de travail

Une bonne organisation de travail se caractérise par une gestion des tâches efficace. Il s’agit alors de fragmenter, répartir et coordonner les tâches, comme dans la gestion de projet afin de garantir l’efficacité.

Les tâches étant bien réparties, il fallait bien prendre en compte les éléments de motivation des salariés et analyser leurs personnalités. Certains seront motivés par des projets nouveaux, leur ajoutant des compétences supplémentaires et d’autres par des projets ayant un fort retour sur investissement par exemple.

Pour bien coordonner les tâches, il faut avoir une bonne communication entre les différents membres dans la même équipe, ainsi qu’avec les autres composantes de l’entreprise.

Il y en a quelques méthodes organisationnelles comme la méthode « Scrum » ou le « workflow » qui assurent l’organisation de travail en mettant la satisfaction du client au centre du processus.

On peut mesurer l’efficacité par l’organisation des tâches, mais aussi pendant le temps que nous réservons à les effectuer. De ce fait, il est intéressant d’intervenir notamment sur l’organisation du temps de travail.

à travers des outils de coordination et de planification, tels que le diagramme de GANTT ou des différents types de logiciels, l’optimisation de temps devient plus facile.

De plus, il y en a une méthode d’organisation qui se base sur la productivité (méthode Pomodoro), produisant un gain de temps pour chaque tâche exécutée.

Enfin, il est à nos jours facile de synchroniser les données sur le « Cloud » afin qu’elles soient disponibles pour tout le monde et à tout moment. La centralisation des informations permet ainsi de garantir l’efficacité.

3. Les impacts de l’organisation du travail pour l’entreprise

a. Les conséquences d’une mauvaise organisation de travail

Ce qui résulte d’une organisation pertinente se ressente via le bien-être des employés ainsi que la satisfaction des clients, des partenaires sociaux et des tiers. De plus, une organisation excellente aura des effets positifs sur :

-la visibilité et la surveillance de travail des employés;

-la productivité au niveau des équipes;

-la rentabilité, l’optimisation en délais et en coûts;

-la favorisation de l’autonomie et de la responsabilisation des collaborateurs;

-les innovations;

-l’engagement des salariés;

-la fluidité de transmission et de partage de l’information;

-le dialogue social;

-la sécurité professionnelle;

-l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des employés.

b. Les conséquences d’une mauvaise organisation de travail

Si l’organisation de travail n’est pas bien étudiée, les effets sur la motivation, la productivité et le bien être au travail seront de taille :

-turn-over augmenté;

-taux d’absentéisme élevé;

-accidents du travail nombreux;

-charge de travail élevée;

-répétition des mêmes tâches, donc perte de temps et d’argent;

-apparition des risques psychosociaux (stress au travail, burn-out…).

Il s’agit donc du travail pénible. Pour y prévenir, il faut mettre en place un plan d’action immédiat.

En conclusion, la clé de succès est de mettre le salarié au cœur du processus, tout en se basant sur différents outils organisationnels et sur une communication excellente.

Pour une organisation de travail pertinente, alliant productivité, efficacité et santé au travail, nous pouvons remarquer les deux axes fondamentaux :

-la gestion des ressources générant l’implication de tous les membres;

-la gestion des tâches ainsi que leur temps de préparation et de réalisation.

Mise en œuvre de manière efficiente, une organisation de travail adaptée participe majoritairement à la pérennité de l’entreprise.

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