Comment gérer ses priorités au travail ?

Comment gérer ses priorités au travail ? à propos de l’efficacité personnelle, pouvoir prioriser est une compétence clé à développer. Quels avantages pour le manager à pouvoir hiérarchiser ses priorités ? Comment le faire exactement ? Quoi utiliser comme outils et méthodes ?

Nous possédons très souvent un temps réduit pour exécuter plusieurs tâches à la fois. Or, s’organiser dans son travail peut vous faire gagner du temps et de l’efficacité, sans prendre en compte la sérénité qui l’accompagne.

Plusieurs tâches, urgences plus ou moins déclarées, imprévus… il n’est pas toujours facile pour le manager de sortir la tête du guidon et prendre le recul convenable à une gestion adéquate et efficace des tâches.

Il lui est ainsi indispensable de savoir prendre des choix en se focalisant sur ce qui mérite d’être manipulé. En d’autres termes “faire les bonnes choses dans le bon ordre” ou bien encore avoir la capacité de trier les différentes priorités.

être capable d’organiser son travail et hiérarchiser les tâches à exécuter est, en effet, l’une des sources de succès de tout manager, de son équipe et de son entreprise. Être à même de faire le tri entre les urgences éventuelles, les obligations et autres permet également au manager de :

-Gaspiller moins de temps : éviter la perte du temps avec les tâches inutiles ou qui peuvent se déléguer.
-Réduire son stress : car l’esprit organisé est un esprit plus tranquille.
-En finir avec la procrastination : mettre en évidence ses mauvaises habitudes et les traiter.
-Gagner en efficacité : éviter la tergiversation pendant des heures pour savoir quelle tâche prioriser, organiser son travail et son fonctionnement.
-Être plus disponible pour ses collaborateurs : respecter les priorités pour se dégager du temps et pouvoir écouter ses collaborateurs efficacement.
-Mieux réagir face à l’imprévu et appréhender le changement : planifier son travail pour garder une marge de manœuvre associée aux imprévus et ainsi gérer de façon plus efficace les transformations.
-Développer son intelligence émotionnelle : se dissocier de ses croyances inhibetrices ainsi que de tout sentiment de sape. Ils qui bloquent le travail et influencent notre perception des choses et de leur degré d’importance.

Les grandes lignes d’une activité de priorisation peuvent être tracées donc :

1.Identifier : citer précisemment les tâches à exécuter, sans pour le moment y attacher un certain degré d’importance ou d’urgence, peu importe.
2.Analyser : organiser les différents items qu’on a cité; ce que vous pouvez faire vous-même. Ce que vous allez déléguer, ainsi que les délais d’action, urgences et degrés d’importance de chacun.
3.Agir : une fois on listé les priorités, il est important d’attaquer les plus urgentes de façon rapide, puis appliquer le plan prioritaire comme prédéfini.
4.Suivre : vérifier de façon régulière l’avancement des projets et l’évolution de l’urgence et/ou des priorités afin de corriger le plan d’action.

A noter :

N’oubliez pas de déléguer ce qui peut être délégué. Tenter de tout faire n’a aucun sens si vous n’avez pas le temps pour traiter toutes les choses dans les délais.

C’est un listing simple des tâches/projets à exécuter. Présentez votre liste suivant la classification qui suit :

A – Les tâches incontournables à mener : Pour quelques unes, on ne pose pas la question tellement les enjeux sont intéressants. On doit les traiter immédiatement. Notez si elles peuvent être déléguées ou non; si oui ça sera à qui ? et dans quel délai? Ainsi de suite…
B – Celles qui sont importantes, mais un cran en dessous des premières : Les enjeux sont plus modérés en matière des délais et/ou des éventuels impacts.
C – Classez ici celles qui sont intéressantes à réaliser, mais qui n’ont pas d’impact : C’est du plus.
D – Celles à éliminer : il s’agit de celles qui n’amènent aucune valeur ajoutée et n’ont pas d’importance concrête. Il peut être le cas de certaines tâches administratives.
Passez en revue chaque catégorie, et dans chacune, classez de manière différente : A1 – A2 – A2 – B1… de la plus importante (ou prioritaire) à la moins urgente. Vous obtiendrez donc une liste triée selon les priorités.

Astuce :

si vous n’êtes pas sûr pour une tâche, comparez-la avec d’autres déjà classées : on peut pose ici la question “Laquelle des 2 est la plus importante ?”. Vous saurez ainsi où la placer.

La matrice importance / urgence d’Eisenhower
Cette matrice s’appuie également sur 4 cases qui combinent 2 axes : importance et urgence. Elle assure la ventilation de chaque item suivant ces 2 critères pour arriver à une lecture synthétique des priorités. Bien entendu, les tâches de la case “important/urgent” exigent une action rapide.

Vous pouvez aussi prendre en compte d’autres critères, comme le temps nécessaire pour exécuter la tâche ou tenir compte de la simplicité de traitement .

Cette approche est basée sur le fait avéré que rester focalisé sur un grand nombre de tâches tout au long d’une journée de travail. Sans réellement se reposer était complètement contre-productif.

L’objectif de l’approche est de maintenir la concentration totale sur une seule et unique tâche durant 25min (une session). Puis se reposer avant d’en attaquer une deuxième. Un break plus important se fait après un certain nombre de sessions. Une méthode simple, mais redoutable de performance !

Voici une approche qui permet de garantir un certain niveau d’efficacité dans la gestion du temps via la mise en place d’un simple tableau à remplir. Son nom est issu de l’acronyme auquel il s’associe, chaque lettre représentant une colonne du tableau :

-“N” c’est à dire Noter : on cite dans cette première colonne toutes la liste des actions/tâches/projets à réaliser sans priorité ni ordre temporel prédéfini.
-“E” c’est à dire Estimer : il s’agit d’estimer la “durée prévue” de chacune des tâches listées ci-dessus.
-“R” c’est à dire Réserver : l’objectif est de maintenir une marge de manœuvre pour les imprévus. Incluant le temps imparti au traitement de ces derniers ainsi que les ajustements convenables, en cas de besoin.
-“A” c’est à dire Arbitrer : on décide du degré d’importance/urgence de chaque tâche en précisant les décisions liées aussi bien que leur délai de réalisation.
-“C” c’est à dire Contrôler : il s’agit de nommer un responsable chargé de vérifier la bonne exécution de la tâche, l’atteinte des objectifs. Le respect des délais et étudier les éventuels écarts entre le prévisionnel et l’exécuté.

En conclusion, il est important de dire que s’il existe foison d’outils et approches différentes et diverses en terme de priorisation. Il reste que rien ne se fera sans une réelle volonté et un certain niveau de discipline de votre côté.

Mettre en place ses priorités de façon réfléchie demande en général la création d’un ensemble de tâches prioritaires. D’évaluer chacune d’elles, de leur allouer du temps..etc. Il faut ainsi s’assurer de maintenir une certaine fléxibilité dans l’élaboration des priorités. Et ce puisqu’il est possible que vous aurez besoin d’interrompre des tâches plus ou moins prioritaires pour faire intervenir des tâches plus urgentes.

Pour mettre en place des priorités de façon efficace, vous devez en premier lieu comprendre l’étendue de ce que vous devez faire. Tout simplement, vous devez tout noter, même les tâches les moins importantes, pour s’assurer d’en tenir compte. Pour être certain d’avoir une bonne stratégie de ce que vous aurez besoin de faire. Il est important d’intégrer tant les tâches personnelles que professionnelles dans la même liste.

Vous devez tout noter au même emplacement, tant le fait d’aller chercher vos vêtements chez le service pressing que la planification d’une réunion avec votre patron. Une fois toutes vos tâches notées, vous pouvez donc ordonner vos priorités selon l’importance, l’urgence et la durée allouée à chaque tâche, tout en prenant en compte le retour escompté.

Bien que cela est semblable à une stratégie immédiate de gestion du temps, il est important de fixer des priorités pour pouvoir atteindre des objectifs à long terme. Comprendre votre objectif réel, quoi que ce soit une promotion, un projet à accomplir ou un changement de carrière. Et cela vous aidera aussi à déterminer les tâches les plus importantes pour pouvoir atteindre ce résultat.

Il peut être aussi important de segmenter ces objectifs en objectifs plus petits avec des échéances plus exactes. Par exemple, vous pouvez segmenter un objectif annuel en sous-objectifs mensuels qui vont aboutir à des tâches hebdomadaires, puis des priorités quotidiennes..etc.

Selon Alejandro Cerecedo, la fixation des objectifs à long terme permet d’assurer l’alignement des membres de son équipe et de les motiver annuellement. « Nous parlons des objectifs personnels et professionnels de chaque collaborateur avant de fixer la date d’atteinte de ces objectifs par chacun d’entre eux », explique M. Cerecedo.

Cette vue d’ensemble est importante pour mettre en place convenablement les priorités, car « le fait d’être occupé » n’est pas toujours bon. Tout comme le remplissage de sa journée de tâches qui n’auront aucune influence sur un objectif final. Ceci qui provoque vraiment une perte de temps. Soyez honnête avec vous-même quant à la valeur de chaque tâche et assurez-vous de toujours penser à votre objectif principal.

Votre liste de tâches devrait vous permettre de voir les échéances, ce qui vous permettra de définir quelles tâches doivent être exécutées de façon rapide. Et ce pour respecter les prochaines échéances.

Il est assez important de vous définir des échéances, même si celles-ci ne sont pas officiellement exigées. Si ce n’est pas le cas vous continuerez à révéler des tâches intéressantes juste parce qu’elles sont moins urgentes. Cette stratégie peut être utile pour l’augmentation de la productivité et la réduction de la procrastination.

Dans son livre “Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”, l’homme d’affaires et conférencier Stephen Covey propose le classement des tâches (puis de les hiérarchiser). Et ce selon leur importance et leur urgence.

–Urgentes et importantes : Ces tâches doivent être exécutées au début.
-Importantes, mais non urgentes : Réservez du temps dans votre horaire pour pouvoir effectuer ces tâches sans aucune interruption.
-Urgentes, mais non importantes : Déléguez !
-Ni urgentes ni importantes : Supprimez-les de votre liste de tâches.

La méthode MIT (Most Important Tasks) est une stratégie différente qui permet de vérifier que les tâches principales sont classées prioritairement. Et cela Même si elles sont demandées par des personnes qui insistent ou que leurs demandes sont urgentes et imprévues. Cette méthode permet de créer une liste indépendante qui ne comprend que trois tâches qui doivent certainement être exécutées dans la journée.

Ces tâches devraient être sélectionnées davantage selon leur importance et leur urgence. Pour définir quelles tâches mentionner dans cette liste, vous pouvez poser des questions qui visent un seul objectif, soit de identifier quelles tâches vont impacter le résultat final. Qu’est ce que je peux faire maintenant pour continuer l’avancement vers cet objectif?

Lorsque les tâches que vous prenez en charge ne sont pas particulièrement difficiles, il est plus ou moins simple d’en gérer plusieurs à la fois. Toutefois, à mesure que la difficulté augmente, les études indiquent que les employés qui occupent des postes en autorité sont plus proches d’affecter la priorité à un seul objectif. Tout ça alors que ceux qui occupent des postes plus bas poursuivront à tenter de gérer plusieurs priorités.

La stratégie qui a comme objectif la gestion de plusieurs tâches à la fois a été associée à une diminution de rendement. Ceci qui prouve que, dans certaines situations, les tâches les plus importantes ne seront pas réalisées de manière optimale.

La tactique qui permet de rester focalisé sur une tâche intéressante en même temps consiste à définir les distractions possibles. Y compris les tâches concurrentes ou les demandes ponctuelles, et à les éliminer activement dans la journée. Si, par exemple, vous voulez extraire des données pour un projet en plus de mettre en place des diapositives pour une présentation. Vous devrez donner la priorité à une des 2 tâches et annuler le travail, les courriels, les messages ou la préparation associés à l’autre.

Lorsqu’on trouve une longue liste de tâches à faire, il est facile de se sentir submergé par le travail. Un sentiment qui a comme conséquence la réduction de la productivité et favorise la procrastination. Pour y remédier, on peut mettre en place une stratégie qui consiste à évaluer les tâches en fonction de l’effort demandé pour les réaliser.

Si la liste de choses à faire est longue, priorisez les tâches qui demandent moins de temps et d’efforts pour pouvoir passer rapidement aux tâches qui suivent. Éviter rapidement certaines tâches vous donnera un peu de répit. En plus de générer un sentiment d’accomplissement qui vous fournit l’énergie nécessaire pour améliorer le reste de votre journée.

L’une des étapes de la méthode en cinq étapes GTD (Get Things Done) créée par le consultant en productivité David Allen requiert une réflexion critique. Selon lui, il est important de revoir de manière fréquente la liste d’activités et les priorités pour « pouvoir reprendre le contrôle et se centrer ».

Alors que vous effectuez à quel point il est intéressant de définir efficacement les priorités, il est possible que vous allez sentir que tout ça est plus complexe. Donc plus stressant, que la simple création d’une liste de tâches. Nous récapitulant ici à propos les stratégies clés qu’on a présenté précédemment pour vous aider à mettre en œuvre vos priorités :

*Écrivez tout : Vérifiez que vous avez consigné toutes les tâches au même emplacement, tant les tâches personnelles que professionnelles.
*Évaluez les objectifs à long terme : Pensez à vos objectifs à long terme et au travail demandé pour les atteindre.
*Décomposez les objectifs plus complexes : Pour comprendre comment atteindre vos objectifs à long terme, segmentez-les en objectifs annuels, mensuels et hebdomadaires.
*Fixez-vous des échéanciers précis : Assurez-vous de voir toutes vos échéances et fixez des dates limites, même si aucune date n’a été mentionnée officiellement.
*Utilisez la méthode de l’urgence plutôt que celle de l’importance : Affectez la priorité aux tâches urgentes et importantes. Fixez-vous une échéance précise pour s’occuper des tâches non urgentes, mais importantes et, surtout, déléguez ou annulez toutes les autres tâches.
*Créez une liste quotidienne de tâches MIT : notez trois tâches importantes que vous devriez accomplir pendant la journée. Ces tâches doivent toujours être associées à vos prochains objectifs, plus ambitieux.
*Évitez les distractions : Évitez par intention les tâches concurrentes, notamment lorsque les tâches deviennent de plus en plus exigeantes.
*Tenez compte de l’effort requis : Lorsque votre liste de tâches devient trop lourde, élaborez des priorités selon l’effort à exercer. Et accomplissez de manière plus rapide les tâches les plus simples et les plus faciles.

Que vous soyez bon ou non pour mettre en œuvre les priorités, il y a souvent une limite à ce que quelqu’un peut faire dans une journée. Sans négliger que certaines distractions sont inévitables. Il est donc intéressant d’être réaliste au moment de la fixation des objectifs et de mettre en place la priorité des tâches. Sinon, vous vous créerez de faux espoirs et aurez toujours le sentiment de prise de retard.

souvenez-vous que l’objectif d’établir des priorités consiste à réserver du temps aux tâches principales, à celles qui feront un écart à long terme. Ils vous pousseront à avancer dans la bonne direction. Vous saurez que vous contrôlez bien la mise en place des priorités lorsque vous vous sentirez moins de réactivité, et plus de concentration. L’objectif est d’accomplir une tâche qui constitue un vrai progrès et d’oublier tout le reste, ce qui vous « tient occupé ».

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