Diagramme de Gantt et gestion efficace du temps

Diagramme de Gantt : avantages et limites de son utilisation

Diagramme de Gantt et gestion efficace du temps : L’objectif principal aux managers est d’accomplir leurs projets à temps. Cette réalité de choses peut être issue de la mauvaise affectation des tâches ou à la mauvaise gestion du temps de travail.

En effet, les entreprises qui veulent fidéliser leurs clients et montrer un leadership convaincant doivent réviser leur management en interne.

Pour ceci, plusieurs outils de gestion vous aident à exécuter vos diverses tâches dans le temps. Parmi ces outils, nous citons le diagramme de Gantt.

Avec cet outil, vous pouvez avoir une vue globale sur la gestion des tâches. Que ce soit sur le côté matériel ou humain, vous pouvez également mieux coordonner vos différentes activités.

En effet, la possibilité qu’une entreprise puisse mener à temps ses projets est de 2,5 %. De plus, 30 % de ces projets peuvent rencontrer des échecs à cause d’une mauvaise distribution de temps et de ressources.

C’est pour cela, les chefs de projets utilisent le diagramme de Gantt pour faire le suivi des projets. Tout simplement, cet outil permet de déterminer la tâche à accomplir, son délai d’exécution et la personne qui prendra en charge la tâche.

Ce qui caractérise cet outil est sa lisibilité et sa compréhension facile. Sur le diagramme, chaque tâche correspond à une barre et sa longueur indique le temps de son achèvement. Vous pouvez y retrouver toutes les informations concernant vos projets.

Dans cet article, on va découvrir trois avantages pour cet outil de gestion de projet aussi bien que ses limites.

1. Nécessité d’utiliser cet outil de gestion de projet ou d’activité

Créé en 1910 par Henry Gantt, la mise en œuvre de ce diagramme pousse les employés à avoir de bonnes réflexions. C’est là où tout se décide concisement et précisément.

Le manager ou le chef de projet affecte les tâches à la personne ou aux groupes qualifiés concernés. Il détermine aussi la durée de son exécution. Ce qui assure la définition avec exactitude si le projet est faisable ou pas.

Quand toutes les ressources du projet (matérielles et humaines) sont mises en action, le manager peut s’assurer de son accomplissement.

Cependant, un diagramme bien schématisé doit prévoir un plan B en cas de problèmes extrêmes au cours de l’exécution du projet. Et c’est la responsabilité du responsable de planification d’avoir quelques solutions pour résoudre les problèmes éventuels dès le départ du projet.

Ce diagramme peut assurer aux entreprises de prévoir toutes les pratiques difficiles et dans le contexte d’une gestion de projet. De plus, le manager peut l’utiliser pour définir la succession des tâches qui peuvent être liées à un même projet.

Ainsi, il pourra mieux apprécier la tâche associée à chaque employé engagé dans la réalisation d’une tâche bien définie. Ci-après on va voir quelques avantages du diagramme de Gantt.

2. Avantages de l’utilisation du diagramme de Gantt

a) Permettre l’identification des points communs à certaines tâches d’un projet

Le diagramme de Gantt permet de déterminer précisément les différents liens qui existent entre les tâches dans un projet quelconque. Cet outil de panification permet également de définir le délai des tâches ainsi que leur ordre de succession.

Pour ça, avant de concevoir un diagramme, essayez premièrement de définir les tâches prioritaires de votre projet, et puis les secondaires. Toutefois, ne tentez pas de créer un plan de projet qui vous permettra de lancer simultanément toutes vos tâches.

Après avoir conçu et déterminé les différentes tâches qui concernent votre projet, vous pouvez commencer à créer votre diagramme. Par contre, une bonne planification de votre projet permet de bien comprendre l’organigramme des activités.

Une fois le diagramme accompli, vous pouvez définir de façon claire tous les points communs à vos tâches. Cela permet d’identifier les équipes ou les collaborateurs qui doivent collaborer pour assurer la bonne réalisation du projet (ou de la tâche).

Ce qui va assurer à une autre équipe ou à un employé d’attaquer la tâche correspondante à accomplir. Cette manière de travailler permet une meilleure coordination des tâches à réaliser pour accomplir tout le projet.

Cet outil de gestion vous permet d’analyser et de suivre efficacement la productivité de vos collaborateurs. Elle permet également d’évaluer la durée d’accomplissement de chaque tâche.

b) Être en mesure d’évaluer vos projets dans le délai fixé

Une fois le diagramme de Gantt conçu, vous pouvez ainsi évaluer la performance des salariés. Vous pouvez contrôler efficacement les progressions réalisées sur votre projet.

Avec un certain suivi, vous pourrez vérifier le degré de développement selon votre cahier de charge. Enfin, vous avez notamment la possibilité de vérifier si votre projet est vraiment retardé ou en avancé.

Ce diagramme vous donne la possibilité de savoir exactement le taux de la phase d’exécution de la progression de votre projet. De plus, vous pouvez mettre à jour toutes les activités sur le diagramme. Dans ce cas, vous obtiendrez une conception globale de la gestion de votre projet.

L’analyse continue de cet outil de gestion de projets soutient plusieurs entreprises pour bien gérer leur projet. Il est pris en compte comme un outil puissant qui permet de bien gérer le délai d’exécution d’un projet.

Les équipes qui prennent en charge un projet peuvent ainsi suivre et planifier, via ce diagramme, les jalons de ce projet.

Alors, la rentabilité et la performance de chaque responsable en charge d’une telle tâche peuvent développer la qualité de travail en équipe.

c) Orienter les équipes avec le diagramme pour les rendre productifs

Le diagramme de Gantt renseigne en temps réel le manager ou le responsable des avancements du projet. Cet outil facilite le suivi et l’orientation des éléments en charge de la réalisation du projet pour améliorer leur rentabilité. Ce qui permet d’obtenir une responsabilité supplémentaire au niveau des différentes parties du projet.

Si un tel élément est défaillant, cela peut faire couler le travail de l’autre partie. C’est pour cela l’élément défaillant peut être reorienté avec une notification qui permettra de remobiliser toutes les autres parties en question.

Et par l’intermédiaire de « nTask », l’outil intégré à votre diagramme, vous serez capable d’envoyer un message à votre équipe sur le lieu de travail.

De plus, par ce diagramme, les managers peuvent évaluer les différentes ressources disponibles. Il s’agit :

-du personnel,
-des outils de travail,
-de la méthodologie de travail..etc.

En disposant de ce diagramme, vous pouvez prendre des décisions importantes pour mener à bien vos différentes tâches. Toutefois, vous devez connaître quand est ce que utiliser ce diagramme, pour ne pas perdre votre travail tout entier.

3. Les limites du diagramme de Gantt

Quand vous êtes à l’étape de planification d’un projet, ne concevez pas immédiatement le diagramme de Gantt. En fait, cet outil ne vous assure pas la prévention ou l’envisagement de toutes les éventualités de votre projet.

En effet, quand votre premier réflexe est d’énumérer toutes les tâches éventuelles de votre projet ainsi que leurs durées de temps, vous risquez de perdre quelques-unes. Ce qui peut vous pousser à continuer la mise en œuvre de ce diagramme.

De plus, il ne faut pas utiliser le diagramme pour tenter de gérer l’ensemble des ressources impliquées dans votre projet. Vous devez comprendre que l’utilité principale du diagramme de Gantt est la définition de la durée éventuelle du projet.

La faute est de penser que ce diagramme peut vous aider à estimer ou connaître le coût total de votre projet. Cela veut dire que votre diagramme ne vous donnera pas la ressource financière dont vous aurez besoin pour exécuter une tâche.

N’essayez pas également de garder dans tous les cas le plan d’exécution de votre projet. Il est possible que telles situations vous poussent à réaliser quelques changements. C’est pour cela des mises à jour de votre diagramme doivent se faire au fur et à mesure que votre travail progresse.

Ce qu’il faut retenir sur le diagramme de Gantt
Lorsqu’une entreprise choisit d’utiliser le diagramme de Gantt, elle veut réellement avoir une gestion claire de ses projets.

Cette gestion permet de visualiser toutes les contraintes que peuvent trouver les équipes lors de l’exécution de ce projet. Par ailleurs, l’utilisation de cet outil de gestion permet de travailler dans un environnement de travail performant et responsable.

à travers cet article, nous avons montré, d’une part, la nécessité d’utilisation de cet outil de gestion ; et d’autre part, trois avantages de l’utilisation du diagramme de Gantt. Et finalement, nous avons présenté les limites du diagramme de Gantt. Voilà les trois avantages de ce diagramme :

-permettre la définition des points communs à certaines tâches d’un projet,
-être capables d’évaluer vos projets dans le délai prédéfini,
-guider les équipes avec le diagramme pour les rendre plus rentables.

Comment gérer son temps plus efficacement en 9 actions ?

Nous ne pouvons pas exécuter nos tâches du quotidien, sans comprendre comment gérer le temps pour être bien organisés. Cette bonne organisation nous garantit être plus performants et atteindre facilement nos objectifs.

Je souhaiterais vous citer 9 pratiques habituelles pour améliorer votre organisation et votre efficacité. Il existe beaucoup de méthodes d’organisation : Getting Things Done, Zen To Done, Pomodoro, la méthode NERAC..etc.

Ces méthodes sont véritablement efficaces et fonctionnent très bien. Par ailleurs, je pense que le fait de mixer les méthodes pour trouver la sienne (celle qui nous convient le mieux) est l’idéal.

1. Simplifier pour savoir comment gérer son temps

Le premier astuce pour définir comment gérer le temps de façon plus efficace est de simplifier la vie. Pour ceci, je ne suivrai pas quatre chemins :

il faut jeter ! Moins nous avons d’objets, plus il est possible d’avoir une bonne organisation. Il faut jeter les choses matérielles dont nous ne nous aurons plus besoin. Il faut aussi savoir jeter les tâches qui ne sont pas rentables, ne rapportent rien.

Souvent, nous pouvons avoir envie de garder des objets pour nous rassurer, car nous avons peur que nous puissions en avoir besoin un jour.

Enfin, même si dans la quantité de choses que nous possédons, une ou deux sont manquantes, ce ne sera pas grand problème. Soit, c’est une chose matérielle et il faudra la racheter. Soit, c’est une tâche que nous voyons inutile et il nous suffira de la réintégrer dans notre agenda pour l’exécuter.

La quantité de choses inutiles dont nous pouvons négliger nous aura fait gagner assez de temps, de confort ou même d’argent que le petit nombre d’erreurs que nous aurions pu faire sera négligeable.

Plus nous allons jeter, plus nous allons nous simplifier la vie. En effet, nous aurons moins de tâches à gérer. Plus nous jetterons, moins nous aurons d’objets ou de tâches qui peuvent nous gêner dans les priorités principales.

2. Ranger !

Il n’y a rien de plus simple pour savoir comment gérer son temps de manière plus efficace. Il existe des dizaines de méthodes efficaces en la matière. Néanmoins, si cela n’a pas marché, il ne peut y avoir qu’une simple raison : pour que tout soit rangé, il faut ranger !

Tout le monde a des amis dont la maison est en bazar. Est-ce vraiment parce que ces gens là ont un QI moins inférieure à la moyenne ? Sûrement pas. Ranger n’est pas de l’intelligence, c’est de l’action.

Beaucoup de gens ne veulent pas ranger, tout simplement. Pourtant, tout le monde reconnait les bienfaits du rangement.

Posons-nous la question : « Combien de temps passons-nous à ranger quotidiennement ? » Si la réponse est nulle ou proche de zéro, ne soyons pas surpris que notre environnement ne soit pas rangé et que nous puissions avoir un manque d’organisation.

Je pense qu’il n’est plus utile de passer un jour tout entier chaque six mois pour obtenir un environnement de travail ou personnel rangé. Il faut réaliser un peu tous les jours.

Par exemple, nous pouvons débuter par le rangement de 10 minutes par jour. Nous pouvons démarrer par ranger une armoire, des mails, notre voiture, notre bureau..etc.

Le plus important est de ne pas trop en occuper pour ne pas se démotiver. 10 minutes par jour = 1 h et 10 minutes/semaine = 5 h par mois. Calculez tout ce que nous pouvons ranger en 1 mois.

10 minutes par jour c’est rien. Mais si cela se fait de manière régulière, les résultats seront exceptionnels !

Être séquentiel pour savoir comment gérer son temps

Le risque, à mon avis, lorsque nous avons plusieurs tâches à exécuter est de chercher à tout faire en une fois. Il est donc recommandé d’être séquentiel pour savoir comment gérer son temps de manière plus efficace. C’est le fait de réaliser les tâches les unes après les autres (séquentiellement).

Il s’agit de commencer une tâche et la terminer avant de commencer une autre. Certainement, cela peut-être stressant, car nous avons plusieurs actions à faire et nous ne pouvons agir que sur une seule.

Cependant, à travers le temps, nous allons éliminer certaines tâches, car nous les aurons achevées. à travers le temps, nous ne procéderons pas à un empilement de tâches infiniment.

Nous allons sentir l’avancement et le fait d’avoir prise sur notre environnement. Il est donc important de bien gérer ses priorités. La matrice d’Eisenhower est très utile dans ce cas de figure.

3. Regrouper les tâches

En complément de ce que nous venons de voir, nous allons traiter le regroupement des tâches.

Passer d’une tâche à une autre, consomme du temps. En effet, pour nous focaliser sur une tâche, il nous faudra quelques minutes avant d’être complètement productif.

Afin de résoudre ceci et de comprendre comment gérer son temps de façon plus efficace, la meilleure méthode d’organisation est de regrouper les tâches similaires pour économiser les temps de « chauffe » et profiter des gains de productivité.

Par exemple, il n’est pas rentable de consulter ses emails tout au long de la journée. À chaque fois, il faudra ouvrir la boite mails, puis se concentrer sur les premiers messages, et y répondre. Puis nous allons passer à une autre tâche, tout ça, plusieurs fois par jour.

Il sera idéal de réserver deux ou trois créneaux d’une heure par jour pour traiter les emails. Tous les emails seront traités par bloc. Non uniquement nous serons plus efficaces, mais nous nous libérerons du temps pendant la journée.

4. Noter et centraliser les choses à faire au même endroit

Nous pouvons nous perdre lorsque nous avons beaucoup de choses à faire. La première étape consiste à noter tout ce que nous avons à faire. Non seulement cela aura le mérite de nous calmer la tête, mais en plus cela nous protégera de l’oubli.

Une fois que nous aurons tout noté, il sera plus facile de mettre en œuvre une organisation pour faire les différentes tâches. Si nous en avons plein la tête, il faudra bien la vider.

Un système de note est donc essentiel. Cependant, il faut faire attention. Si nous notons une partie sur le PC, une autre sur un cahier, une autre sur un bout de papier, il est presque sûr que nous allons oublier la majorité des tâches à réaliser.

Le système de note pour savoir comment gérer son temps

De mon côté, je pense que l’informatique est LA solution. En effet, tous les smartphones comprennent un système de prise de note où il est désormais possible de créer des dossiers, d’ajouter de la couleur, des puces, des numéros..etc.

Je recommande tout noter sur le smartphone. Par exemple, une note « To Do ». C’est la liste de vos tâches en cours. Dès qu’une nouvelle tâche intervient, vous la notez immédiatement. Au moins une fois par jour, il faut consulter cette note pour vous organiser.

Vous faites ce qui est important et urgent, vous planifiez ce qui est important mais non urgent, vous pouvez également déléguer ce qui est non important mais urgent et enfin vous pouvez supprimer les tâches non importantes et non urgentes.

à propos de la planification, je préfère ne pas utiliser plus qu’un seul logiciel. Par exemple Outlook ou Calendrier (Mac).

Désormais, ces logiciels peuvent s’installer sur plusieurs appareils qui sont susceptibles de se synchroniser entre eux. Vous aurez ainsi accès à toutes vos tâches prédéfinies n’importe où.

Ainsi, vous traitez régulièrement vos notes. Le système de note est déjà dynamique. Si une note ne change plus, par exemple durant un mois, soit vous la supprimez si vous n’en avez plus besoin, soit vous l’archivez.

Dans ce cas, vous faites un simple copier-coller dans le logiciel de traitement de texte (Word, OpenOffice…). Ainsi, vos notes seront toujours d’actualité.

Le cloud

Je préfère aussi de relier ces notes à un cloud. En effet, il sera possible de les ouvrir depuis n’importe quel appareil. Personnellement, j’écris souvent des notes sur mon smartphone. Cependant, j’écris mes articles sur mon PC. Il me suffit, grâce à mon cloud, d’ouvrir mes notes sur mon PC pour les synchroniser. J’ai donc accès à toutes mes idées et je peux être plus productif.

De même pour l’ensemble des notes que j’ai archivées. Je les sauvegarde sur mon cloud. Je peux ainsi les consulter sur mon smartphone et depuis n’importe quel PC.

L’autre avantage du cloud est que toutes nos données seront enregistrées et consultables facilement. Si notre PC tombe en panne par exemple, nous n’allons pas perdre tous nos documents.

5. Décision sur l’instant présent

Ce n’est pas souvent facile, mais j’essaie le plus que possible de faire ce que je souhaite faire. En effet, notre énergie n’est pas toujours la même. Selon le moment, certaines tâches nous conviennent mieux que d’autres. C’est un type de méthode d’organisation intuitif.

Certes, nous ne pouvons pas annuler certaines réunions. Mais nous avons également la possibilité de sélectionner ce que nous souhaitons faire sur le moment.

Si j’ai assez d’énergie, je peux très facilement me lancer dans un projet pertinent que j’ai planifié pour le futur. Non seulement j’avance, mais en plus, comme mon énergie instantanée se coïncide avec ce projet, je suis très performant.

Lorsque j’ai moins d’énergie, je peux traiter mes mails ou faire de petits projets de moins grande volume. Ajuster ses tâches à sa forme du moment est pour moi essentiel pour pouvoir gérer son temps de manière plus efficace.

C’est un sujet d’adaptation. Se forcer à faire une tâche très intéressante selon notre forme va aboutir certainement à ne pas l’achever ou à ne pas la faire comme il faut.

Le contraire est vrai. Si nous pouvons faire des tâches intéressantes à l’instant où nous avons le plus d’énergie, alors nous serons encore plus productifs. Ce sera un cercle vertueux, car plus nous serons productifs, plus nous serons satisfaits et plus nous aurons d’énergie.

6. Faire immédiatement ce qui dure moins de 2 minutes

Ce conseil est donné par David Allen dans son livre « Getting Things Done ». C’est important pour pouvoir gérer son temps de manière plus efficace.

Par exemple, vous avez réservé un créneau d’une heure pour consulter vos emails. Cette règle veut dire que tous les emails qui nécessitent moins de 2 minutes pour être traités doivent être faits tout de suite et ainsi en priorité.

L’avantage est que cela nous évite l’empilement des tâches. Dans cet exemple, cela évite que les nouveaux mails s’empilent dans notre boite de réception.

L’autre avantage est que cela nous aidera à faire un premier tri et ainsi de libérer de la place dans l’esprit. De plus, nous nous rassurerons en traitant une bonne partie des emails.

7. Se laisser des créneaux libres pour gérer les imprévus

Comme son nom l’indique, l’imprévu ne peut pas être prévu. Il est ainsi impossible de savoir à quel moment il arrive. Cependant, le problème de l’imprévu n’est pas sa prévisibilité manquante. Le problème est qu’on n’a pas prévu de temps pour vérifier ces tâches.

Après de faire ce constat, les choses demeurent plus faciles. Si nous avons prédéfini des créneaux concernant les imprévus, ça devient plus simple de pouvoir gérer son temps de façon plus efficace.

Que nous l’acceptons ou pas, les imprévus font partie de notre vie quotidienne. Il est donc important de faire face à cette situation et d’anticiper l’organisation de l’imprévu.

Avec des créneaux libres, lorsqu’un imprévu apparaît, il sera suffisant de le planifier sur ces tranches de temps, soit d’exécuter cette tâche immédiatement et de décaler les tâches prévues sur les tranches horaires libres.

8. Trouver une activité qui nous inspire et nous détend pour savoir comment gérer son temps

Personnellement, j’aime bien marcher. C’est une activité qui est importante pour moi, mon bien être et mon efficacité.

Le fait de marcher me permet d’organiser mes idées. Je prends du recul sur mon quotidien et je respecte mes priorités. Je suis capable de mieux s’organiser, mieux gérer mes priorités et être plus performant dans mon travail.

Enfin, j’exerce un métier où je dois bien lire et écrire. J’ai donc besoin d’une activité secondaire qui me mobilise pour garder mon équilibre. Et vous ? Avez-vous une activité complémentaire qui vous inspire et vous détend ?

Aussi, être passionné par quelque chose va nous inciter à être plus productif. Pourquoi ? Parce que cette activité nous donne tellement envie, alors nous faisons notre travail le plus rapidement possible pour arriver à faire cette activité.

En effet, le manque d’objectifs à l’extérieur du travail peut nous obliger à y rester tard le soir ou à faire notre travail avec un rythme plus lent. Une passion peut vous aider à être plus efficaces afin de libérer du temps.

Mon dernier conseil est de ne pas rester dans la partie psychorigide de l’organisation. Parfois, nous pouvons en manquer sans que tout notre travail soit mis en évidence. d’autres fois, nous avons aussi envie d’abandonner.

L’efficacité est un concept important, mais qui ne doit pas non plus nous mettre dans le stress et la nervosité. Nous avons encore le temps de faire les choses et d’y sentir du plaisir.

Laisser un commentaire