Le Management Visuel : définition et mise en œuvre en entreprise moderne

Le management visuel : notre façon de voir les choses depend de la façon dont nous percevons les éventuels événements. Beaucoup de gens utilisent la perception visuelle pour sauvegarder des informations. Le management visuel (Visual Management) est un concept basé sur la perception visuelle.

Il a pour objectif de concrétiser l’information, la visualiser et la rendre perceptible à l’intérieur de l’entreprise.

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel, aussi désigné par « Gestion et organisation par la vue » est une pratique du Lean Management se basant sur plusieurs techniques de communication.

Le but est de favoriser la diffusion d’informations entre les différentes parties prenantes et sur les différents niveaux hiérarchiques.

Cet état d’esprit permet de booster l’efficacité (excellence opérationnelle) de l’entreprise et par conséquent favoriser la satisfaction client. On renforce son efficacité opérationnelle, son organisation aura plus de réactivité, plus de flexibilité, et plus d’agilité.

Quel est l’intérêt du management visuel ?

Le management visuel dispose de plusieurs avantages pour l’entreprise, il permet également :

En termes de pilotage

-repérer de manière rapide les écarts, et les tendances de prise de décision.

-mettre en évidence les informations intéressantes pour les chantiers d’amélioration.

-évaluer la performance des plans d’action d’une démarche d’amélioration continue.

-montrer et développer l’efficacité des processus, et la performance organisationnelle générale.

En termes de dynamique d’équipe

-favoriser l’avancement et la créativité des employés pour créer plus d’idées.

-mettre les bases d’un travail collaboratif se basant sur le partage d’informations.

En termes de management

-expliciter la communication pour la rendre plus compréhensible et simplifier les messages pour éviter le maximum possible toute incompréhension.

-diffuser efficacement les messages clés.

-convaincre les autres et créer de la conscience surtout pour assurer la conduite du changement.

-développer l’engagement des employés à l’aide des outils stimulants.

Il participe, en revanche, à rendre le Système de Management de la Qualité plus performant.

Comment mettre en place un management visuel ?

Pour gérer un projet de management visuel, il vous faudra la mise en place d’un état des lieux pour votre travail pour identifier vos besoins. Pour comprendre la modalité, je vous propose une démarche en 6 étapes.

Elle représente un guide qui peut vous aider à mettre en œuvre votre état des lieux et installer un management visuel complet dans votre entreprise.

Etape 1 : Construire un groupe de travail

Déterminez un ou plusieurs sujets et pour chacun créez une équipe ayant un chef de projet.

On souhaite à partir de cela rassembler plusieurs personnes de profils différents afin d’exploiter toutes les compétences et les visions disponibles.

à noter : il est recommandé d’organiser un « kick off meeting » (réunion de lancement) pour bien mettre le projet sur les rails.

Étape 2 : Définir le périmètre de votre management visuel

Pour répondre à votre besoin, il faut cadrer votre projet. Vous pouvez également utiliser l’interrogation QQOQCCP pour assurer l’exploration de la thématique :

-Quoi ? Environnement et gestion de projet, points à communiquer, les livrables…

-Qui ? Collaborateurs cibles, services, managers…

-Où ? Emplacements, sites…

-Quand ? Dates de lancement, de réalisation…

-Comment ? Les moyens, les outils de gestion, les outils d’amélioration continue…

-Combien ? Le budget, les gaspillages.

-Pourquoi ? Les objectifs.

Étape 3 : Choisir vos outils

On a plusieurs outils qui permettent de mettre en place un management visuel. Certains existent probablement dans votre entreprise. Choisissez quelques-uns pour les utiliser, et créez votre support nécessaire pour communiquer avec les différents acteurs.

Quels outils possédez-vous déjà ?

êtes-vous capables de leurs assurer l’amélioration continue ?

Peut-on les adapter aux interlocuteurs ?

Existe-t-il de nouveaux outils que vous pouvez utiliser ?

Étape 4 : Concevoir votre visuel

En fixant votre cible, vous pouvez créer votre visuel selon les outils que vous allez choisir. L’objectif principal est de faciliter la diffusion des informations en réduisant le plus que possible la surinformation et la taille du texte. Ce dernier doit être court et renforce l’information qu’il porte.

Étape 5 : Définir les bons points d’affichage

Selon les informations que vous voulez transmettre, il fallait bien placer le bon outil au bon emplacement. Pour ce faire, il vous faut la définition d’un lieu de passage, un poste de travail, une taille d’affichage..etc pour atteindre les objectifs.

Etape 6 : S’assurer du bon fonctionnement des moyens mis en place

Dans tout processus, il faut s’assurer que ce genre de communication est opérationnel et déterminer les améliorations nécessaires. Il est intéressant de réaliser une évaluation de ce qui est mis en œuvre (outils, affichage, messages à faire passer…). Tout cela pour mettre en œuvre les actions correctives qu’il faut.

Les méthodes et outils du management visuel

Le Management visuel

Il fallait bien mettre en place des méthodes et outils simples et accessibles à tout le monde. On doit avoir la capacité de les reprendre par tout autre employé sans avoir recours à un mode d’emploi pour les mettre à jour.

La roue chromatique et les couleurs

La roue chromatique est un cercle de couleurs qui assure le rassemblement des couleurs harmonieusement les unes aux autres. Vous pouvez utiliser des combinaisons de couleurs de types complémentaires ou analogiques.

Le bleu signifie la fiabilité, favorise le sentiment de productivité comme les pictogrammes en prévention.

Le rouge est une couleur qui demande l’action, attire l’œil. C’est aussi une couleur qui signifie une interdiction, un avertissement ou reflète un danger. Elle peut aussi exiger l’urgence.

Chaque couleur a une symbolisation quelconque et il faut bien l’utiliser. Il est conseillé de réduire votre combinaison de couleurs à 2, 3 ou 4 couleurs.

Les matrices

Le diagramme d’Eisenhower est l’un des outils visuels d’organisation des priorités et de signalisation des urgences. Il permet de créer un plan d’action, organiser et déléguer certaines activités, autour de 4 axes principaux :

-Les tâches de grande importance et urgence.

-Les tâches de grande importance, non urgentes.

-Les tâches non importantes, mais urgentes.

-Les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes.

Cet outil peut être exposé dans un bureau, salle de réunion, atelier..etc. Il doit être vivant pour aider les salariés à atteindre leurs objectifs.

La carte mentale (mind mapping)

C’est une représentation visuelle qui repose sur la prise de notes et la proposition des idées.

Au milieu de la feuille, mettez un sujet central, et à ses alentours, des sujets secondaires qui sont associés.

Cette méthodologie assure l’organisation des pensées par la mise en place des informations graphiques et facilite la mémorisation.

Les diagramme de GANTT et de PERT, pour gérer un projet

Ce sont des méthodes d’ordonnancement, une représentation permettant de visualiser le début et la fin d’un projet ainsi que toutes les activités nécessaires pour la réalisation du projet. Les tâches peuvent être linéaires, juste-à-temps, superposées..etc.

On peut utiliser d’autres outils : 5S , Kanban, méthodes agiles, SWOT, PDCA , lean Six Sigma, indicateurs de performance, esprit Kaizen, lean manufacturing..etc.

Le management visuel fait partie d’une démarche de développement par l’amélioration continue de la communication de l’entreprise en interne et avec l’extérieur.

C’est un coordinateur entre les différentes parties prenantes et existe plusieurs outils qui aident à mettre en œuvre ce concept. Combinez le visuel au texte et votre diffusion d’informations va s’améliorer.

Pourquoi mettre en place le Management visuel au sein de votre entreprise ?

Que ce soit pour accompagner les responsables dans leur transmission des informations à leurs collaborateurs ou leur implication des employés en les encourageant à participer vivement au développement de l’entreprise, ses intérêts sont multiples.

Et on peut dire qu’une entreprise ayant une culture de Management visuel est capable d’assurer facilement sa pérennité. Ses principaux intérêts sont :

-La visualisation et la prévention du gaspillage au niveau d’une démarche quelconque.

-La disponibilité de l’information, les acteurs qui assurent l’encadrement ont les informations pertinentes et nécessaires en se déplaçant sur terrain.

-La garantie que toutes les démarches de performance sont disponibles pour tous et que les niveaux de performance actuels soient visibles par tout le monde.

-La visualisation des écarts vis-à-vis la norme de travail.

-L’implication des employés qui leur permet de donner du sens à leurs activités et de contrôler les performances de leur service.

Des exemples concrets

On peut citer quelques exemples concrets de Management visuel que vous pouvez mettre en œuvre :

-Pour une chaîne de production : mettez les pièces en panne dans un bac rouge, et en fin de shift, analysez les défauts et corrigez-les.

-pour la gestion de consommation : affichez la commande d’une pièce lorsque sa dernière boîte est en cours de traitement.

-pour les informations de base qui aident à réaliser le travail : affichez juste en haut du poste de travail, les instructions associées.

-pour la manipulation quotidienne des outils dans les ateliers : mettez un tableau à profil, et si quelqu’un n’a pas remis l’outil à sa place, ça sera visible facilement. Cet exemple fait partie d’une démarche appelée méthode 5S.

-pour le pilotage et la gestion des KPI du département : mettez des tableaux dans les lieux de travail pour afficher les indicateurs de performance.

-pour prévenir et localiser les zones de danger : faites des marquages visibles pour indiquer le chemin à suivre par les piétons de façon claire.

-pour standardiser les codes : utilisez les couleurs. Le vert signifie le succès, le rouge par contre est pour les échecs ou les danger et l’orange est pour exposer un point d’attention.

Les recommandations pour mettre en place et bien utiliser le Management visuel

Si le Management visuel résulte de bon sens et semble facile à mettre en œuvre, je vous conseille de prendre en considération certains éléments pour ne pas gâcher cet outil efficace. Souvenez-vous que l’information pertinente doit cibler les personnes engagées au bon endroit au bon moment !

Cette information peut prendre plusieurs formes :

-performance.

-procédures (standards).

-priorités.

-plans.

-problèmes.

Elle doit répondre de toute façon à certains critères :

-pertinence : l’information doit être claire (attrayante et colorée), facile à comprendre (utilisation de schémas, des images…) et à utiliser.

-en temps réel.

-localisée sur la cible : par exemple, pour les employés opérationnels, des affiches sur des tableaux dans les ateliers seront idéales.

Et finalement, pour gérer l’information, mettre en œuvre un système de responsabilités quotidiennes suivant le modèle PDCA qui est sous la forme :

-de réunions (ou des revues) d’équipes de façon quotidienne ou hebdomadaire.

-de mises en œuvre d’actions correctives et de leurs suivis.

-de répartitions de tâches dans l’équipe : pour une mise à jour de l’affichage, ou s’occuper d’éliminer les indicateurs…

Ce qu’il faut retenir du Management visuel

Comme vous avez certainement compris, la mise en place d’une démarche de Management visuel est facile et rapide. Elle ne nécessite pas de grands moyens.

Avant de la déclencher, une réflexion en amont de son déploiement doit être effectuée pour identifier les informations à transmettre, le moment exacte, la cible concernée, la façon et où délivrer les messages. Ses avantages apportent tout autant à l’entreprise qu’à toutes les strates de ses salariés.

Le personnel d’encadrement s’en sert comme un moyen de communication et de gestion de processus. Quant aux opérateurs sur terrain, il se sentent impliqués, devenant alors des acteurs d’une démarche de développement.

Maintenant que vous avez compris pour quelle raison votre entreprise doit mettre en place le Management visuel, pouvez-vous commencer à l’appliquer dans l’immédiat ? Vous voulez être épaulé dans votre processus peut être ?