Diagramme Ishikawa : pour une meilleure gestion de crise

Diagramme Ishikawa : Lorsqu’il survient un problème de fonctionnement en gestion d’entreprise (TPE, PME, grandes entreprises…), on doit trouver des solutions efficaces. De plus, les solutions doivent être assez rapides pour éviter des répercussions éventuellement dangereuses sur le leadership et les indicateurs de performance de l’organisation qui s’affichent sur les tableaux de bord de l’entreprise.

Les entreprises sont souvent confrontées à un grand défi qui est avoir un outil pertinent de gestion de crise. C’est un avantage majeur que possède le diagramme d’Ishikawa.

En effet, ce diagramme assure à l’entreprise une gestion efficace de ces problèmes ou de ses périodes de crise. Appelé aussi le diagramme « en arêtes de poisson » ou diagramme de « causes-effets », le diagramme d’Ishikawa est mis en place par Kaoru Ishikawa en 1962.

Ce diagramme a permis de développer la gestion de qualité de plusieurs entreprises et la résolution de problèmes en gestion de projet au Japon.

Néanmoins, la gestion de la qualité peut être expliquée par le fait de gérer et maintenir constante la qualité et les offres proposés par l’entreprise. Ce diagramme est formé schématiquement par des formes similaires à des arêtes de poisson où les branches représentent (entre autres), l’effet, les problèmes et les causes.

Par le biais de ce diagramme, certaines entreprises ont pu identifier exactement et précisémment les causes des grands problèmes qu’elles ont rencontré lors de leur gestion de projet.

Le pilotage avec cet outil permet d’avoir, schématiquement, tous les concepts liés à un état critique de l’entreprise, la gravité d’un problème. Elles ont aussi la possibilité d’en identifier les effets en question.

Toutefois, il est assez difficile de voir et de déterminer exactement la totalité des solutions possibles à un problème. Par ailleurs, il est moins difficile d’analyser un tel outil de gestion, en particulier, un diagramme comme celui d’Ishikawa. Dans cet article, nous traiterons, dans un premier temps, l’importance de ce diagramme, puis, l’utilité de ses 5M.

1. Importance du diagramme d’Ishikawa

Le diagramme d’Ishikawa assure la détection des causes possibles d’un problème découvert. Une entreprise peut se situer, par exemple, dans une situation critique dans laquelle la productivité des employés est à son bas niveau.

Ainsi, pour identifier la cause de ce problème, il est l’outil idéal de ce type de gestion. Avec ce diagramme, l’entreprise peut classer les causes possibles et mettre en place des démarches performantes pour déterminer les solutions.

Par le biais de ce diagramme, on peut visualiser graphiquement les causes. De plus, cet outil a un avantage précieux pour tous les collaborateurs en les aidant à piloter leurs différentes activités.

En effet, quand on arrive à comprendre la source des résultats erronés, il peut désormais de communiquer de façon plus fiable. Il est donc intéressant de se disposer de cet outil de gestion afin d’économiser plus de temps dans l’identification des erreurs.

Par ailleurs, quand le problème ou le défaut est découvert au bon moment, on peut y appliquer des solutions correctives pertinentes. On peut, par exemple, savoir les priorités des défauts pour identifier ceux qu’il vous faut corriger en premier lieu.

De plus, l’usage de cet outil donne la capacité aux managers de connaître précisémment, tous les dégâts que ces problèmes peuvent entraîner. Donc, en vous disposant de ce type de diagrammes, vous aurez la possibilité de résoudre rapidement vos problèmes. Cela permet de remédier immédiatement à une mauvaise situation traversée par l’entreprise.

Ce diagramme permet alors de déterminer, de résoudre et de prévenir les dysfonctionnements de l’entreprise dans une situation bien déterminée et à un moment donné. Si on a des outils comme « SWOT » qui permettent d’améliorer de façon simple les compétences de l’entreprise, le diagramme d’Ishikawa permet de résoudre les problèmes à l’aide des 5M.

diagramme Ishikawa

2. Définition et utilité des 5M

Ci-dessous ce que sont les 5M :

-Méthode : signifie la méthode avec laquelle on peut offrir un produit ou un service. Elle permet de définir « le process » au niveau des recherches et du développement (R&D),
-Matière : comme l’indique son nom, elle représente l’ensemble des matériaux utilisés dans « un process » qui assurent la production des biens de l’entreprise,
-Matériels : le matériel, veut dire souvent l’équipement, les machines, les diverses technologies, les ressources logicielles (logiciels de paie, de gestion de trésorerie, logiciels de gestion, logiciel de gestion commerciale, de gestion comptable, CRM, progiciel mode Saas, de gestion des achats…) et les ressources matérielles (matériels informatiques qui servent à automatiser l’activité commerciale : Pc, tablettes, imprimantes…),
-Milieu : c’est le marché ou l’entourage concurrentiel dans lequel se situe l’entreprise,
-Main-d’œuvre : c’est le personnel (collaborateurs, employés…) de l’entreprise.
Vous pouvez encore, ajouter aux 5M d’autres types de cause. Et c’est selon les problèmatiques de chaque entreprise que peuvent être créées ces différentes filiales.

Le plus souvent, pour déterminer les causes d’un problème quelconque, pas mal de de chefs d’entreprise utilisent les 5M du diagramme d’Ishikawa. Vu les contraintes pour adopter une bonne procédure de travail, il permet l’ordonnoncement des idées au cours du traitement du problème opérationnel.

On peut aussi utiliser les 5M pour permettre à l’entreprise de se développer. Avec la méthode 5M, il sera moins difficile de savoir et traiter profondément la présence ou pas d’un effet incorrect. Ce faisant, on aura la possibilité de trouver facilement la solution pour les problèmes plutôt que de se concentrer sur ses causes en faisant la gestion des risques.

D’autre part, en déterminant les diverses causes en 5M, on peut dire que chaque section est une cause selon son intensité, bien sûr. Toutefois, on doit être conscient que la façon dont on dispose ces causes est intéressante. Lorsque vous mettez ces causes proches de l’arête centrale, cela visualise l’impact direct qu’elles possèdent envers l’entreprise.

3. Compréhension du diagramme d’Ishikawa

Pour commencer la création de notre diagramme, il est primordial de commencer par l’énumération des différents problèmes qui impactent l’entreprise dans sa productivité. Puis, il sera suffisant de dresser horizontalement une flèche destinée vers le problème envisagé dans l’entreprise.

Après tout ça, on va essayer d’ordonner les causes selon l’aspect des 5M. C’est pour ça il sera recommandé de faire un « brainstorming » des causes qui peuvent avoir des effets sur une activité bien précise.

D’autre côté, en fonction du problème de l’entreprise, on peut ajouter 2 ou 3 autres M. Lorsqu’une équipe souffre d’un manque de motivation par exemple, on peut chercher la raison qui se cache derrière ce manque là. En posant la question convenable, on peut identifier précisémment la cause de ce problème.

Pour bien comprendre un diagramme, il sera suffisant d’associer à chaque cause une mesure. Cela va permettre de trouver des solutions pertinentes pour sortir l’entreprise des situations critiques. On peut résumer les différentes étapes de la création de ce diagramme en 4 parties comme suit :

-Identifier les problèmes de l’entreprise : planning, trésorerie, facturation, activités managériales, relation-client, gestion administrative, gestion de carrières et insertion professionnelle, gestion du temps…
-ordonner toutes les éventuelles causes suivant les 5M,
-dresser des flèches orientées vers la ligne horizontale pour montrer les causes,
-déterminer les causes exactes du problème afin de les résoudre en fonction des priorités et de l’urgence.


Lorsque une entreprise rencontre plusieurs problèmes à la fois (dans son système d’information notamment au niveau de son logiciel de gestion ERP ou son tableau de bord, dans sa transformation digitale, ses stratégies de gestion des ressources humaines, son contrôleur de gestion financière, ou de gestion commerciale…), il ne faut pas faire la faute de chercher à les résoudre de façon simultanée.

Il fallait tout d’abord, après analyse, étudier les possibilités disponibles en fonction des ressources stratégiques qu’on possède. Toutefois, il fallait bien attaquer les causes qui sont à l’origine des différents problèmes par une communication interne.

4. Utilisation du diagramme d’Ishikawa dans votre entreprise

Le diagramme d’Ishikawa permet de déterminer les causes et les effets d’un problème quelconque (dans une entreprise/organisation). En schématisant les causes directes ou indirectes d’un problème, il sera possible de déterminer l’effet néfaste qu’il impose sur la production. De ce fait, on peut mieux traiter les éventuelles solutions et d’une façon plus assurée selon une procédure bien définie.

Ainsi, l’entreprise sera capable de mieux répondre aux obligations du marché pour pouvoir résister devant ses concurrents. En présence de la concurrence, plusieurs entreprises sont prêtes pour offrir des services et des produits de qualité supérieure. C’est pourquoi elles adoptent les méthodologies qui leur assurent la sortie de produits qui vont satisfaire aux prospects.

C’est pour cela, plusieurs entreprises, en dépit des autres outils de gestion, choisissent ce diagramme. Car, cet outil assure la résolution efficace des causes-effets qui peuvent se trouver dans une entreprise et l’empêchent à atteindre ses objectifs. De plus, il est possible d’utiliser les 5M de ce diagramme. Cela assure une hiérarchisation plus meilleure des différentes causes qui peuvent avoir un impact directe sur les activités de l’entreprise.

Conclusion

Le diagramme d’Ishikawa assure aux entreprise la gestion efficace des situations de crise qui peuvent impacter sa productivité. En utilisant le diagramme de cause-effet, l’entreprise aura plus de communications en interne. De plus, c’est un outil très performant de gestion de qualité qui assure une analyse plus efficace des défauts existants.

Quand il survient un dysfonctionnement, les différentes équipes peuvent mieux se communiquer afin d’identifier les éventuelles solutions. Cette communication est assurée également par des différentes solutions logicielles telles que : les logiciels de gestion commerciale et de négoce, progiciel de gestion de la relation client, de gestion des stocks, solutions logicielles E-commerce, logiciels ERP (progiciel de gestion intégré) pour les TPE et PME…qui assurent de manière aisée l’automatisation des différentes activités de l’entreprise.

Ils permettent de laisser une traçabilité pertinentes pour le service d’archivage électronique, avec un cycle de vie suffisemment long de quelques dizaines d’années, sans oublier bien évidemment la maintenance du module de gestion. Ils aident à réaliser un travail collaboratif au niveau des cadres et des salariés opérationnels de l’entreprise.

Aujourd’hui, nous avons des solutions assez évoluées comme le cloud computing, les solutions de gestion de workflow, les technologies Oracle avec une bonne ergonomie logicielle conçu pour gérer la dématérialisation de la documentation administrative collaborative, intégrateur de gestion de stock..etc.

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