Comment gérer le temps efficacement

Comment gérer le temps efficacement ? Certains peuvent dire que le temps est un concept… Cela est plus que possible ! Pourtant, chez nous, il faut bien faire avec, également au travail…

Comment gérer le temps de façon plus meilleure pour être plus performant, plus productif, et encore plus serein ?

Vous vous sentez stressé ? Vous sortez quelques fois du bureau tard, ou bien très tard ? Vous voyez que vos journées ne sont là que pour résoudre des soucis quelconques ?

Il est peut-être intéressant de vous focaliser sur la gestion de votre temps et mettre en œuvre quelques notions simples, mais performentes !

I. Pourquoi mieux gérer son temps au travail ?

Dans nos quotidiens bien chargés et ultra connectés, chaque minute est comptée, facturée… Il fallait bien donc passer maître dans l’art de la gestion du temps si vous voulez garder le contrôle.

Celui qui serait tenté de ne pas le considérer se verrait rapidement rattrapé par l’horloge, le calendrier ou encore un agenda chargé de plusieurs rappels…Car s’il est tentant et confortable d’oublier un peu la notion de temps pendant les vacances, il en est bien différemment au travail où tous les protagonistes courent derrière des délais assez serrés.

Les avantages de pouvoir maîtriser son temps ont plusieurs impacts et sont multiples :

-Gagner en terme d’efficacité et productivité.
-Se dégager du temps libre. vous formez ou bien pour prendre l’air tout simplement.
-Se libérer de beaucoup de stress.

II. Lire plus rapidement et efficacement

La lecture rapide est un outil important pour tout manager : avoir la capacité de lire de façon rapide en gardant l’essentiel est un atout excellent quand le temps n’est pas extensible.

Qui dit lecture rapide ne croit pas large vue d’ensemble d’un texte. Il s’agit en fait d’une méthodologie qui permet au lecteur – grâce à des exercices réguliers d’entrainement – d’augmenter sa vitesse de lecture .

1. La lecture, un art qui se travaille

Quand vous avez appris la lecture, vous décodez les mots un par un lentement, sans toujours comprendre globalement le sens de ces mots mis les uns après les autres. Peu à peu, votre vitesse de lecture et votre compréhension des textes se sont développés jusqu’à vous arriver à lire « rapidement ».

Tout comme avec de l’entrainement, il est facile pour un sportif d’améliorer son temps au sprint, il vous est possible d’augmenter votre vitesse de lecture .

2. En quoi la lecture rapide est-elle intéressante ?

En étant manager, vous devez être performant dans votre tâche quotidienne. Lire un pavé d’un grand nombre de pages ou encore un rapport conséquent est chronophage.

Le gain de temps grâce à la lecture rapide vous permet de dégager plus de temps pour vos autres tâches.

En identifiant directment les mots clés d’un texte, vous pourrez comprendre et dégager le sens de façon plus rapide. Les avantages d’une lecture sont :

-Optimisation de la gestion du temps,

-Lecture d’un livre de façon plus rapide,

-Lire davantage,

-Synthèse facile d’un ouvrage,

-Apprendre davantage, de manière rapide,

-Gagner le temps et ne plus revenir en arrière pour relire ce que vous lisez,

-Développer votre mémoire ,
-..Etc.

3. Comment lire plus rapidement et efficacement ?

Le cerveau possède la forte mémoire visuelle et cognitive qui lui assure la compréhension au-delà de ce qui est véritablement écrit.

Il a été expliqué que pour comprendre la phrase, il était inutile d’en déchiffrer toutes les lettres constituant la phrase.

L’ordre des lettres n’a aucune utilité à partir de l’instant que la 1ère et la dernière de chaque mot sont bien dans leurs places.

Par exemple, il y a toutes les possibilités que vous lisiez le mot « etnrepirse » (entreprise) même s’il ne respecte plus l’orthographe. notre cerveau aura fait le lien et vous donnerra le mot correctement.

Même si vous savez le « bug », vous le remplacez tous seuls par le mot correct au cours de la lecture.

Tout comme l’apprentissage de la lecture, la méthode de lecture rapide ne se fait pas du jour au landemain. Pouvoir lire de façon rapide exige de l’entrainement.

a. Les points clés de la lecture rapide

Fixez-vous un objectif à chaque lecture

Définissez avant chaque lecture l’avantage que vous allez obtenir de celle-ci pour vous adapter et vous motiver.

Examinez l’objet de votre lecture avec attention

Prenez complètement conscience de la harmonie et de la structure de votre lecture : nombre de pages, sommaire ou pas, disposition du texte. Ainsi que de la nature du sujet concerné.

Augmentez votre vitesse de lecture

-Utilisez un guide visuel : un stylo, un doigt, une règle..etc, pour guider votre regard. Vous allez remarquer que vos yeux captent un certain nombre d’arrêts – que l’on appelle « bonds » – en suivant une ligne.

Le but est la réduction du nombre de bonds par ligne. Le guide est un bon moyen de pousser vos yeux à progresser plus rapidement et améliorer alors l’ouverture de votre vision.

Au lieu de ne « détecter » que deux ou trois mots en parallèle, votre cerveau sera progressivement capable d’analyser des groupes de 6-7 mots, diminuant le nombre ainsi des bonds de lecture.

-Évitez de se retourner en arrière : Focalisez-vous sur votre lecture et faites-vous confiance. Si vous avez compris le contenu d’un paragraphe ou d’une phrase, la relire pour être sûr de vous en souvenir de façon précise est une véritable perte de temps.

éloignez les sources de distraction (smartphone, bruits…). Cela va vous aider à vous concentrer de façon excellente sur ce que vous êtes en train de lire.

-Cadrez le sujet d’un paragraphe : Déterminez les mots clés en faisant un balayage rapide du texte de regard, utilisez les titres pour vous aider, en cas de besoin.

-Dépassez les parties que vous connaissez déjà ou qui ne vous intéressent pas. Surtout lorsqu’il s’agit de développer une compétence ou un sujet quelconque profondément.

Soyez acteur de votre texte

Essayez d’interagir avec ce que vous lisez : prenez note, soulignez; détectez la structure logique du texte pour le mieux prévoir et comprendre; identifiez les parties « parasites », expressions inutiles..etc, amorcés par des mots particuliers (en effet, de plus…) qui n’apportent plus d’informations supplémentaires.

Comment gérer le temps efficacement ?

b. Quelques outils pour apprendre la lecture rapide

Il existe plusieurs sites, méthodes et autres outils pour vérifier sa vitesse de lecture, s’adapter et apprendre la lecture rapide : tests de vitesse de lecture, méthodes étape par étape..etc.

III. Comment prioriser vos tâches et mieux vous concentrer sur l’essentiel ?

En terme de performance personnelle, pouvoir privilégier est une technique primordiale à cultiver. Quels sont les intérêts pour un dirigeant à pouvoir hiérarchiser les priorités ? Comment réaliser ? Quels outils utiliser ?

Nous possédons pas mal de fois un temps limité pour réaliser plusieurs tâches. Or, être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et de performance, sans considérer la sérénité d’esprit qui lui est associée.

Plusieurs tâches urgentes, imprévus…, il est quelques fois difficile pour le diriger de sortir la tête du guidon obligatoire pour une gestion convenable et efficace des choses.

Il lui est ainsi indispensable de pouvoir faire des choix en se focalisant sur ce qui mérite d’être étudié. Autrement dit « faire les bonnes choses dans le bon ordre » ou bien encore pouvoir faire le tri entre les différentes priorités.

Pourquoi prioriser ?

Pouvoir organiser son travail et organiser les tâches à exécuter est, en effet, l’un des facteurs de succès de tout dirigeant pour lui-même et pour toute l’équipe, et puis toute l’entreprise.

Être à même de trier parmi les différentes tâches urgentes, exigences et autres permet également au manager de :

-Perdre moins de temps

-Réduire son stress

-Vaincre la procrastination

-Devenir plus efficace

-Être plus proche de ses collaborateurs

-Mieux gérer l’imprévu et maîtriser les changements

-Améliorer son intelligence émotionnelle

Méthodes et outils pour gérer les priorités

Les points principaux d’une activité de priorisation peuvent se tracer alors :

  1. Identifier : citer de façon précise toutes les activités à réaliser, sans pour l’instant y attacher quelques niveaux d’importance ou d’urgence.
  2. Analyser : classer les différents items cités précédement : ce que vous devez faire de façon personnelle, ce que vous pouvez déléguer, les délais d’action, urgences et niveaux d’importance de chacun.
  3. Agir : une fois les priorités citées, il est important de s’atteler aux plus urgentes de façon rapide, puis appliquer les règles de priorité comme déterminé.
  4. Suivre : faire le point de manière régulière sur l’avancement des projets et sur l’évolution de l’urgence et/ou des priorités pour corriger votre plan d’action.
  5. Essayez de déléguer ce qui peut l’être : Vouloir faire tout n’a pas de sens si vous ne possédez pas le temps de tout traiter dans les délais.

Le classement A-B-C-D

Il s’agit de lister des tâches/projets à exécuter. Présentez votre liste selon la classification qui suit :

A – Les tâches importantes à exécuter : Pour quelques unes, la question ne se pose pas tellement les enjeux sont intéressants. Elles doivent être traitées tout de suite.

B – Celles qui sont importantes, mais un cran en dessous des premières. Les enjeux sont plus modérés en termes de délai et/ou d’impact.

C – Classez ici celles qui sont importantes à faire , mais qui n’ont pas d’impact. C’est un plus.

D – Celles à éliminer : ce sont celles qui n’amènent aucune valeur ajoutée et n’ont pas d’importance véritable. Ce peut être le cas de certaines activités administratives.

Passez en revue chaque catégorie, et à l’intérieur de chacune, reétablissez un classement : A1 – A2 – A3 – B1… de la plus importante à la moins importante. Vous aurez donc une liste priorisée.

Astuce : si vous avez une hésitation envers une tâche, comparez-la avec d’autres, déjà classées : « Laquelle des deux est la plus intéressante ? ». Vous saurez ainsi où l’emplacer.

La matrice importance / urgence d’Eisenhower

Cette matrice repose également sur 4 cases intégrant 2 axes : importance et urgence. Elle permet de ventiler chaque item suivant ces deux aspects pour arriver à une lecture synthétique des priorités.

Bien sûr, les tâches de la case « important/urgent » demandent une action rapide. Vous pouvez aussi prendre en compte d’autres aspects, comme le temps exigé pour faire la tâche ou mettre en évidence la facilité de traitement.

La technique Pomodoro

Cette technique est une approche basée sur le fait avéré que rester focalisé sur plusieurs tâches durant une journée de travail sans réellement faire de pauses était complètement contre-productif.

Le but de l’approche est de garder la concentration à 100% sur une tâche unique pendant 25 min (1 session), puis de faire une pause avant de passer à la suivante. Un break plus intéressant se fait suite à plusieurs sessions. Une méthodologie simple, mais redoutable d’efficience !

La méthode NERAC

C’est une approche qui permet de gagner en efficacité dans la gestion de son temps grâce à la mise en place d’un simple tableau à remplir. Son nom est issu de l’acronyme qui lui est associé, dont chaque lettre correspond à une colonne du tableau :

-« N » veut dire Noter : on cite dans cette 1ère colonne l’ensemble des actions/tâches/projets à réaliser sans aucune priorité ou ordre chronologique.

-« E » veut dire Estimer : il s’agit ici d’estimer la durée de chaque tâche listée précédemment.

-« R » veut dire Réserver : la finalité est de maintenir une certaine marge de manipulation pour les imprévus y compris le temps imparti à la gestion de ceux-ci ainsi que les corrections convenables, en cas de besoin.

-« A » veut dire Arbitrer : on décide du niveau d’urgence de chaque activité en mentionnant les décisions associées ainsi que leur délai de réalisation.

-« C » veut dire Contrôler : il s’agit de désigner un responsable qui se charge de vérifier la bonne réalisation de la tâche, l’atteinte des objectifs, le respect des délais et traiter les écarts entre ce qui a été prévu et ce qui est réalisé.

En conclusion, il est intéressant de dire que s’il existe plusieurs outils et approches variées en termes de priorisation, il reste que rien ne se fera sans une véritable volonté et une certaine discipline de votre part.

IV. Comment ne plus procrastiner ? Changer ses habitudes…

Ajourner à plus tard ce que l’on pourrait très bien réaliser à l’instant…Procrastiner, une mauvaise habitude ! Comment vaincre cet état improductif ?

N’avez-vous jamais ajourner une activité qui vous ennuie, vous pesait ? N’avez-vous jamais vu que vous différez toujours des contraintes quelconques ? Encore et encore…Que vous étiez débordé régulièrement sans vraiment parfois l’être ? Jusqu’à cet instant où il n’est plus possible d’envisager le fait de repousser l’échéance…

S’il est quelques fois possible et rassurant de pouvoir ajourner une certaine tâche, parce qu’une difficulté aussi brutale qu’urgente vient de nous tomber dessus impactant notre plannification, il devient plus dur de bien s’organiser lorsque l’on est dépassé par les événements ou bien que l’on a cette grave tendance à tout remettre de façon systématique à plus tard.

Comme la plupart de temps, il est important de ne pas laisser la situation devenir plus grave et d’intervenir dès les premiers symptômes d’une éventuelle procrastination !

1. Qu’est-ce que la procrastination ?

En latin pro = pour et cras = demain, la procrastination est le fait de remettre à plus tard de façon chronique, une activité que l’on pourrait faire sur l’instant en avouant certaines excuses : manque de temps , une autre exigence plus intéressante, épuisement, difficulté de concentration..etc.

Si, en premier lieu, on peut comprendre que cette mauvaise habitude est issue d’une mauvaise gestion du temps, il n’en est pourtant rien.

En effet, si l’on remet une activité à plus tard, c’est généralement car la dite exigence ne nous fournit aucun plaisir et n’a pas de sens dans notre activité.

Procrastiner est alors une fuite quant à un manque de confort, un stress, une démotivation.

Or, les nouvelles technologies et styles de travail nous donnent l’accès à faire de manière discrète et facile des pauses dans notre quotidien : navigation sur internet, consultation de notifications..etc.

Ces petites incartades, aussi excellentes soient-elles, si elles peuvent avoir leur importance et leur positionnement à certains instants par jour, deviennent rapidement addictives, contre notre travail.

2. Pourquoi arrêter de remettre à plus tard ?

Si procrastiner fournit instantanément un sentiment plus meilleur, il n’en demeure pas moins qu’ à très court terme.

Le fait de souvent ajourner provoque l’augmentation du stress et la pression quant aux objectifs prédéfinis dont l’échéance définitive et plus négociable approche vaguement. Un cercle vicieux dont il faut abandonner dans les brefs délais !

Parce que la procrastination provoque plusieurs dégâts. Et ce, de toutes façons :

-C’est un obstacle à l’action : en les repoussant de façon systématique à plus tard, les projets piétinent, traînent en longueur, tendent à l’infini.

-C’est une potentielle source de pressions et/ou conflits au niveau des équipes : un seul retardataire continu et c’est tout le projet qui subit du retard sur la planification initiale, impacte toute l’équipe voire toute l’entreprise et provoquant des tensions entre les collaborateurs, et même des conflits.

-Cette habitude engendre la démotivation : plus on fait ajourner un délai, plus il parait inatteignable, ce qui entraîne une diminution de motivation pour l’employé qui procrastine.

-Cela engendre une diminution de confiance en soi : issu de l’élément précédent, plus la tâche est reportée, plus il sera obligatoire d’agir sous pression et dans un délai rendu très court par les ajournements successifs.

Il sera difficile d’atteindre l’objectif, avec la démotivation qui va de pair, provoquant en fin de compte un affaiblissement de l’estime de soi : la personne procrastinatrice ne se montre plus à la hauteur de la tâche qui lui est attribuée.

-Cela entraine un défaut de productivité et de performance, induisant un type d’absentéisme virtuel, qui sera coûteux pour l’entreprise.

3. Comment vous débarrasser de ce comportement contreproductif ?

Cette mauvaise habitude de repousser à plus tard, liée généralement à des peurs plus ou moins conscientes ne passera pas du jour au landemain. Vous serez obligés de diminuer progressivement ce penchant en agissant par étapes.

  1. Prendre conscience que vous repoussez tout, de façon systématique, à plus tard (ou presque) :

La 1ère phase d’une certaine remise en question doit passer par une prise de conscience de la problématique. Si vous sentez ne pas progresser dans le travail , c’est par ce qu’il y a un « hic ».

Revisualisez votre organisation et identifiez ce qui vous empêche de progresser. Si vous vous prenez à trouver plusieurs excuses qui peuvent à votre avis justifier cette impression de stagner, il est probablement temps de mettre en évidence votre comportement au travail, notamment sur ce petit penchant à remettre toujours les délais à plus tard…

Vérifiez vos mauvaises habitudes en terme de procrastination et créez-en une liste. Les noter de manière claire vous aide à y voir plus clair et par conséquent réagir de manière adéquate.

  1. Déterminer et comprendre les causes de la procrastination :

Le fait de toujours (ou presque) repousser à plus tard peut cacher plusieurs sources :

Causes liées indirectement à votre fonctionnement ou totalement externes :

-Environnement non favorable à la concentration pendant le travail : bruits, manque de place, faible luminosité, matériel inapproprié, tensions/conflits, mauvais comportements des collègues..etc.

Optimisez le plus que possible votre environnement de travail en matière d’ergonomie et de qualité de travail. Vous pouvez demander des aménagements, le cas échéant.

-Surcharge de travail : Entrainez-vous à demander de l’aide : par délégation ou bien prise de rendez-vous avec votre hiérarchie pour discuter à propos d’un délai supplémentaire pour réaliser un projet par exemple ou bien chercher à redéfinir votre poste, en cas de besoin.

-Mauvaise organisation au niveau du service : réunions improductives nombreuses, déplacements à outrance, interlocuteurs qui ne sont pas disponibles..etc. Une réunion de service est indispensable pour faire le point et trouver des solutions pertinentes.

Causes liées directement à votre fonctionnement :

-Perte de sens vis à vis votre tâche ou bien un travail que vous faites par « obligation alimentaire », stress, manque de reconnaissance..etc.

-Fatigue ou défaut d’énergie : problèmes dans votre vie sociale, problème d’hygiène de vie…

-Manque de temps : votre travail est mal organisé, ne pas pouvoir exprimer un refus…

-Manque de compétences : lacunes dans certaines activités, manque de formation continue…

Remarque : Pour tout ce qui vous pousse à repousser toujours vos tâches, une mise au point avec les collaborateurs est nécessaire pour assurer le rétablissement de l’efficacité dans le travail et la rentabilité.

Quant à ce qui est associé à votre propre fonctionnement, une remise en question est indispensable.

  1. Agir si c’est votre comportement qui est en question :

Une fois les sources de votre procrastination sont déterminées, vous devez agir par conséquent ! Voici quelques pistes :

-Une bonne hygiène de vie : alimentez-vous de sainement et avec équilibre, réduisez les excitants comme le café qui ne font que cacher le problème, créez votre équilibre de façon harmonieuse au niveau professionnel et personnel…

-Un minimum de discipline : certaines tâches sont certainement rébarbatives, déplaisantes… Mais il faut bien les exécuter…

à moins de pouvoir faire la délégation, forcez-vous à les réaliser si c’est possible en tout début de journée, pour vous débarasser de ce poids très tôt, vous serez plus efficace envers les autres responsabilités.

-Du plaisir dans le travail : apportez du fun aux tâches ennuyeuses.

-Travailler sur la confiance en soi : reprendre le contrôle, développer votre estime de soi en étant agissant et pas subissant.

-De la responsabilisation :

Soyez plus conscient des avantages d’un travail réalisé dans les délais impartis contre le poids d’un dossier continuellement repoussé au plus tard (compétence reconnue par vos collègues vs sentiment d’incapacité; moins de poids au niveau de la charge mentale vs charge du dossier traînant; prise de décision = passage à l’étape suivante vs hésiter = stagnation et tensions…)

-Limitation de planifier de façon précoce :

Essayez plutôt de réaliser au moins une tâche « déplaisante » par jour. La méthode Kaisen venue directement du Japon est une approche qui repose sur des actes simples et pragmatiques qui peuvent vous aider à voir votre progrès. Déterminez des objectifs clairs et précis de manière à pouvoir les atteindre facilement.

-Des tâches décomposées (méthode appelée du « salami ») de façon à fragmenter le travail sous-tâches que vous pouvez faire à plusieurs reprises et éviter le piège du trop-plein (quoi que ce soit en durée de temps, en énergie exercée sur un seul dossier de grande taille qui soit généralement rébarbatif, ou encore de sentiment de découragement face à la complexité de la tâche à exécuter, par exemple).

-Recherche des distractions et autres divergences :

Bloquez les notifications des différents réseaux sociaux sur votre téléphone, fermez la porte de votre bureau, évitez d’ouvrir des discutions inutiles avec vos collaborateurs..etc.

-Des petites pauses méritées : respirer un peu de l’air, par exemple, entre deux tâches compliquées est une excellente solution contre la fatigue psychique dûe au manque de motivation à réaliser des tâches ennuyeuses.

  1. Récompenser vos progrès :

Il faut être malgré tout reconnaissant envers soi-même, valoriser pour récompenser vos efforts. Cela développe l’estime de soi et enclenche le process vertueux du succès.

Vous pouvez, par exemple, vous réserver un moment de détente en buvant un café avec quelques collaborateurs.

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