Comment former ses employés ?

Comment former ses employés ? Former ses employés est obligatoire pour favoriser une compétitivité pérenne. Comment concevoir un plan de formation ? Organiser une session interne ? Evaluer une formation ?… Des réponses à plusieurs questions dans cet article.

Les enjeux de la formation professionnelle

En effet, la compétence des employés est au centre de la performance à nos jours d’incertitude. Les pressions des marchés demandent plus de souplesse pour pouvoir s’adapter. Et là, ce n’est plus avec une organisation extrêmement standardisée, chiffrée, qu’il est possible d’acquérir cette flexibilité.

La solution est évidente. Il faut disposer d’un ensemble de salariés hautement qualifiés qui sauront prendre les bonnes décisions et adopter le bon comportement selon les cas rencontrés au travail.

Et là il n y a pas de solution magique, soit il faut recruter des compétences de l’extérieur avec les risques d’erreurs de « casting » et autres contraintes bien déterminées (intégration dans les équipes qui existent, risque de voir partir son embauché dans quelques mois…), soit alors faire monter en compétence ses propres talents internes par des formations régulières.

L’objectif est de donner aux employés les moyens de réaliser au mieux leur travail pour contribuer à la performance globale de l’entreprise.

Externaliser ou pas la formation ?

La formation est un point stratégique important dans le service RH. En effet nous sommes là dans un secteur qui s’approche de la compétence du personnel et en fin de compte au coeur de métier pour certaines spécialités.

Il fallait bien réfléchir s’il faut externaliser cette activité ou pas. En sachant que la réponse n’est pas obligatoirement oui ou non. Seuls les secteurs de connaissance non stratégiques peuvent être pris en charge par des prestataires.

Dans cette situation, l ‘externalisation du management des formations permet de se (re)centrer autour de son cœur de métier et manipuler efficacement les ressources pour augmenter la valeur ajoutée créée au maximum.

Il est clair que dispenser des cours de bureautique par exemple ne représente pas grande chose. Surtout que des organismes spécialisés sont excellents dans ce secteur.

D’autre part, les avantages en sont tout autre quand il s’agit de faire apprendre et diffuser des pratiques procurant à la société des bénéfices concurrentiels de qualité. La maîtrise de cette transmission représente en soi un enjeu stratégique.

Plan de formation : organiser l’acquisition de compétences

Pour une bonne gestion de compétences des collaborateurs, il convient d’élaborer un plan de formation. Que comprend un tel document ? Comment le créer ? Quelle organisation pour le mettre en œuvre ?… L’illustration des informations essentielles à connaître par des exemples.

Cet outil a pour vocation de déterminer les besoins de l’entreprise en matière de compétences et les associer aux savoirs, savoir-faire et savoir-être existants des employés.

Ce croisement entre besoins et état présent entraîne la réalisation d’une analyse pour déterminer les postes, profils et personnel nécessitant un effort de formation.

Comme tout plan d’action , il fallait bien déterminer de façon précise les objectifs , les indicateurs de réussite et prévoir le cadre budgétaire qui en résulte.

Les mesures de performance assurent le bouclage sur les objectifs de formation et assurent donc une cohérence entre les besoins identifiés et les actions concrètes.

à vérifier que cet outil de gestion est limité par la législation. Les représentants du personnel doivent donner leur aval avant que le plan ne soit entériné.

exigée ou pas, cette démarche vertueuse de bon management assure une bonne utilisation des moyens affectés à ce poste.

Définition et rôle du plan de formation

Il s’agit d’un outil stratégique de gestion des Ressources Humaines. Il réunit toutes les formations actuelles et futures sur l’année, en lien avec la stratégie d’entreprise prédéfinie. C’est un projet opérationnel de développement et d’adaptation des compétences de vos collaborateurs aux évolutions des métiers dans votre structure.

Ce projet est délimité dans le temps et également budgété (puisque la charge du plan de formation incombe à l’entreprise et pas aux employés qui en bénéficient).

Votre plan de formation doit donc projeter complètement vos besoins en compétences pour mettre en œuvre les méthodes convenables pour y remédier.

Obligations légales

Le domaine de la formation continue est délimité par un ensemble d’obligations légales. Le plan de formation est issu de l’obligation des employeurs à former les employés.

Vous avez, en tant que responsable, l’exigence de procéder à :

-L’adaptation à l’emploi et le maintien de l’employabilité de vos collaborateurs.
-Une négociation collective et un dialogue social sur le thème de la formation professionnelle.
-L’obligation de faire tous les deux ans des entretiens pour chacun de vos salariés, pour planifier avec eux des évolutions de carrière.

Comment le mettre en place ?

Le mise en place du plan de formation dans l’entreprise requiert un certain respect du nombre d’étapes pour en garantir la réussite. Il s’étend sur toute une année. Il s’agira de bien suivre chacune des étapes afin de réaliser un projet structuré et organisé.

  1. Commencez par collecter les informations en Année N et faites un bilan . Quels ont été vos plus grands succès sur l’année passée ? Quels sont les éléments à améliorer, les outils à mettre en place ou à faire améliorer ? La budgétisation de votre plan de formation précédent était-elle réaliste et cohérente ?
  2. Déterminez votre choix stratégique pour votre entreprise. Existe-t-il des évolutions stratégiques actuelles ou futures ? des emplois en mutation ? Quelles sont les cas urgents ? Les priorités ?
  3. Identifiez vos besoins en formation :
    -Les besoins collectifs d’une part si vous voulez améliorer la performance d’un département par exemple.
    -Les besoins individuels d’autre part si vous voulez réduire les écarts en relation avec l’évolution d’un emploi ou dans le cas d’un désir d’évolution exprimé au cours des entretiens professionnels.
  4. Concevez un plan de mise en œuvre. Ce plan sera sous la forme d’un tableau et va fournir toutes les informations qui permettent de mettre en marche le projet.
  5. Fixez un budget pour votre plan de formation. C’est une étape qui nécessite rigueur et précision puisqu’il s’agit de garder la cohérence pour savoir l’estimation la plus réaliste possible.
  6. Transmettez la démarche à vos collaborateurs. Ils sont les acteurs les plus importants de ce plan de formation, son succès dépend principalement d’eux, ils doivent en avoir connaissance et y adhérer entièrement.
  7. Mettez en œuvre le projet et assurez-en le suivi durant l’année. Dans le déroulement du projet, des corrections seront nécessaires vis à vis les imprévus ou les cas urgents. Ne soyez pas trop rigide à propos de la réalisation de votre plan de formation, il vous faudra maintenir l’adaptabilité.
  8. Evaluez les retombées du plan de formation et faites un suivi pour modifier votre mode de fonctionnement le cas échéant pour les années qui viennent.

Important : Les actions 4 et 5 doivent être validées par la direction générale, et le Comité d’Entreprise (ou les délégués du personnel en cas d’absence de CE) doit avoir pu jouer son rôle comme consultant.

Contenu et exemple d’un plan de formation

Ce document contient toutes les informations qu’il faut pour mettre en place et bien dérouler votre projet. Il doit donc fournir des informations précises qui concernent votre politique d’entreprise et vos stratégies actuelles et futures.

Cela peut aider à distinguer les types de formations à déployer et l’ordre des priorités à mettre en conséquence.

Il existe trois grands types de formations selon les besoins de vos salariés :

-Adaptation au poste
évolution ou maintien dans l’emploi
-Amélioration des compétences

Votre plan de formation doit visualiser clairement ces besoins dans un souci de lecture et de compréhension facile du document.

Les informations qui concernent les employés qui ont bénéficié de formations ainsi que les informations logistiques nécessaires pour la mise en place du projet doivent être clairement citées.

Finalement pensez à l’intégration de la partie qui correspond à la budgétisation de votre plan pour avoir visualiser globalement et complètement le projet à réaliser.

Un plan de formation complet et bien préparé est un vrai outil de performance pour l’entreprise. Il est le moyen pour vous de satisfaire les besoins en formation tout en gardant la flexibilité et l’adaptabilité.

C’est un outil qui favorise notamment la motivation et l’implication de vos collaborateurs par la revalorisation de leurs emplois et/ou par l’accompagnement aux projets réalisés. Prenez donc le temps de le créer avec toute la rigueur nécessaire.

Le plan de développement des compétences à la loupe

Quels sont les apports du plan de développement des compétences par rapport au plan de formation ? Quelle est l’attitude de la législation ? Quelle traduction utiliser dans l’entreprise ?

Du plan de formation au plan de développement des compétences : ce qui change

Depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation est devenu le plan de développement des compétences. Pourquoi ? Quels changements ont été faits ? On Explique.

La refonte des dispositions du Code du travail relatives à la formation professionnelle

La loi du 05/09/2018 réforme le Livre III du Code du travail relatif à la formation professionnelle. Ce qui change :

-Les actions de formation professionnelle à l’initiative de l’employeur entrent dans le cadre d’un « plan de développement des compétences » – qui était nommé « plan de formation ».

-La liste des actions est remarquablement courte : non dans un objectif de restriction, mais dans un but de simplification. Sont désormais notées généralement les actions de formation, le bilan de compétences et la VAE.

-L’action de formation est désormais déterminée par le Code du travail comme « un parcours pédagogique qui permet d’arriver à un objectif professionnel » .

Il s’agit de favoriser l’adaptation du salarié, le développement de ses compétences et l’obtention d’une qualification plus haute.

-La loi du 05/09/2018 intègre la possibilité d’exécuter les actions de formation à distance.

-Depuis le 01/01/2019, les types « Actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi » et « Actions de développement des compétences » sont éliminés. Ils sont substitués par les concepts de « formations obligatoires » en vertu de la loi et « formations non obligatoires ».

-Les actions qui ne sont pas obligatoires peuvent s’exécuter en dehors du temps de travail. Dans cette situation, l’employeur peut dédommager le salarié qui paye des frais supplémentaires de garde d’enfant.

La limite horaire des formations en dehors du temps de travail passe de 80 heures par an et par salarié à 30 heures par an et par salarié – 5 % du forfait à 2 % du forfait si la durée de travail est définie par une convention de forfait. L’allocation de formation disparaît au 01/01/2019.

-Seules les TPE et PME de moins de 50 salariés peuvent désormais bénéficier d’un financement.

Ce qu’il faut retenir :
  1. Actions de formation : obligations et facultés de l’employeur fixes. L’obligation de formation de l’employeur est fixe. Il doit dans ce contexte assurer l’adaptation du salarié à son poste de travail selon l’évolution des emplois et des technologies.
    La possibilité de proposer des formations qui favorisent le développement des compétences de l’employé est fixe. Les tâches de formation peuvent être prédéfinies par le plan de développement des compétences.
  2. évolution des modalités des formations : la « téléformation » possible. La formation de l’employé peut être réalisée à distance.
  3. Nouvelle distinction entre formations obligatoires et optionnelles.
    Les formations obligatoires en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires sont réalisées sur le temps de travail et sont payées.

Les formations qui ne sont pas obligatoires sont réalisées sur le temps de travail ou, à condition d’obtenir la confirmation auprès du salarié, hors temps de travail et sans allocation, dans la limite de 30 heures annuelles.

Elaboration du plan de développement des compétences

La loi n’exige pas l’établissement d’un plan de développement des compétences. En cas de besoin, aucune disposition ne prévoit les formes de son établissement. Il est cependant demandé de prévoir un document à cet effet :

Le plan de développement des compétences formalisé permet à l’employeur de justifier du respect de son imposition de formation continue de ses employés. Ce document, en outre, facilite l’organisation des formations.

à noter : la consultation des représentants du personnel, en cas de basoin, est exigée pour la conception du plan de développement des compétences dans l’entreprise.

Concrètement :

-L’employeur essaye de distinguer les actions de formation qu’il doit forcément mettre en place en vertu de la loi, et qui sont payées comme du temps de travail effectif, et les autres actions, payées à moins d’être réalisées hors temps de travail avec l’accord immédiat du salarié.
-Le plan de développement des compétences peut notamment prévoir la possibilité de réaliser certaines actions à distance.
-L’employeur, en outre, peut préciser les méthodologies de mise en place des bilans de compétences et des actions de validation des acquis de l’expérience.

Attention : l’employeur ne peut en aucun cas impose un bilan de compétences, ni une validation des acquis de l’expérience. L’accord du salarié est requis.

Mise en œuvre du plan : les droits et les obligations de l’employeur et du salarié

  1. L’employeur planifie les formations, et choisit les salariés qui en profitent, de façon libre et dans la limite de toute décision discriminante. Le salarié est contraint d’accepter l’action du plan de développement des compétences proposée par son employeur, au risque que le refus soit considéré comme une faute grave. Exceptions : le salarié peut pratiquement refuser un bilan de compétences, une VAE, une formation proposée par l’employeur dans des situations d’abus et une formation qui se déroule en tout ou partie hors de son temps de travail (formations non obligatoires seulement).
  2. L’employé peut demander de bénéficier d’une action de formation prédéfinie dans le plan de développement des compétences. L’employeur peut également refuser.
  3. Au terme de la formation : l’employeur qui s’y est engagé – ou qui y est obligé en vertu du contrat de travail ou de la convention collective – doit adapter la qualification et/ou la rémunération du salarié. à défaut, le salarié revient à son poste. L’employé reste libre de démissionner. Attention : lorsque son contrat de travail prévoit une clause de dédit-formation, le salarié qui démissionne au terme de sa formation doit en payer les frais à son employeur.

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