Quel est le Rôle du secrétaire général dans l’entreprise d’aujourd’hui ?

Quel est le Rôle du secrétaire général dans l’entreprise d’aujourd’hui ? Très bien connu dans les grandes entreprises, le poste de secrétaire général commence à apparaître aussi dans les sociétés de taille moyenne et réduite. Mais avec un cadre qui inclut le service financier.

Une réalité qui ouvre des perspectives importantes pour les cadres financiers ayant de bonnes compétences, tant sur le niveau des prérogatives que du salaire mensuel.

Est-ce qu’on a besoin de voir le début d’une tendance ? Depuis le début d’année, plusieurs PME, qui évoluent dans des domaines d’activité divers, ont décidé de mettre en place un poste de secrétaire général.

Contrairement aux grandes structures, dans lesquelles cette fonction est plus ou moins courante, la particularité de ces nominations se base sur l’intégration de la direction financière dans leur zone.

On trouve par exemple le groupe de communication dédié aux entreprises Makheia Group. Une situation qui, pour certains experts, tend vers l’inscription dans un mouvement plus étendu.

Peu importe dans l’industrie ou dans les services, nous remarquons depuis longtemps l’élargissement de la fonction du directeur financier, affirme Ariel Smadja, le fondateur d’un cabinet spécialisé.De plus en plus, notre porte parole auprès des clients n’est plus seulement directeur financier mais directeur général adjoint prenant en charge des services support ou secrétaire général. Et ce tout en incluant dans son écosystème la finance, les systèmes d’information, le juridique, les achats, les services généraux et aussi dans certains cas les ressources humaines.

Il existe des nominations qui agissent en général sur des groupes en pleine croissance, en France et à l’international, qui possèdent le plus souvent plusieurs filiales. Un constat qui se traduit d’abord par l’intérêt que revêt ce poste pour la société, particulièrement au niveau de sa trésorerie.

«Dans une structure de type moyen, le directeur financier joue un rôle opérationnel aux alentours des métiers de la finance, de la gestion du cash au quotidien et du suivi de la performance de l’activité, affirme Isabelle Moneyron (secrétaire général de Makheia Group). Le secrétaire général, chargé des finances et des fonctions supports (juridique, RH, achats), dispose d’une vision plus claire concernant la vie de la structure. Il est ainsi premièrement en mesure de mettre en évidence les risques juridiques, commerciaux, sociaux et par conséquent financiers qui reposent sur cette dernière. Deuxièmement, de contribuer convenablement à la mise en œuvre de la stratégie du groupe. Par exemple, en faisant la validation des contrats signés par les équipes opérationnelles, je deviens capable de mieux comprendre les risques financiers qu’ils peuvent faire peser sur l’entreprise ou de juger s’ils sont pertinents sur le plan économique.» Une faculté qui s’avère déterminante lorsqu’une structure évolue significativement.

Par ailleurs, la dimension au niveau de la GRH est déterminante dans la prise de décision qui aboutit à la création de ce poste. Lorsqu’une petite ou moyenne entreprise fait intervenir un directeur financier qui peut favoriser le développement de son entreprise, le fait de lui fournir une telle promotion peut en effet représenter, selon les experts de recrutement, un support de fidélisation performant.

«Quand un cadre financier performant décide de changer de poste après une bonne expérience, son employeur peut tenter de le garder en le mettant dans un poste de secrétaire général, affirme un agent RH. Nous remarquons dans quelques PME ou ETI que le changement des critères de la fonction peut être plus ou moins de nature à convaincre les employés de ne pas quitter l’entreprise.»

De la même façon, ce genre de proposition peut favoriser l’embauche des travailleurs expérimentés. «Depuis quelques années, j’ai été sélectionné par mon entreprise actuelle pour charger le poste de directeur financier, explique le secrétaire général d’une SSII de moyenne taille. Puisque je considérais que la fiche de poste proposée est très proche des fonctions que j’exécutais dans mon emploi auparavant, j’ai réfusé au début, avant qu’il me propose un autre poste plus large. J’ai donc été pleinement séduit.»

L’opportunité d’avoir en possession une zone d’intervention vaste est alors vécue très efficacement par les responsables. “Malgré que la fonction finance reste centrale, il n’en devient pas moins beaucoup intéressant et complémentaire dans la gestion de l’entreprise de se trouver face au groupe de métiers du cabinet que ce soit en RH, en marketing ou en informatique”, affirme Frédérique Misk-Malher, secrétaire général de Gide Loyrette Nouel. à mon avis personnel, j’aime bien être face à des problématiques diverses et transversales, qui servent en les associant ensemble à bien mettre en marche une entreprise.

Une satisfaction d’autant plus grande que la valeur du secrétaire général envers des partenaires stratégiques de l’entreprise se trouve renforcé.«Pour plusieurs acteurs, tels que les banquiers et les actionnaires, le secrétaire général disposant dans son environnement de finance est suffisamment crédible», affirme Isabelle Moneyron.

Une réalité qui peut s’expliquer par son positionnement au niveau de l’organigramme et son rôle plus puissant dans la mise en œuvre de la stratégie globale.

Un critère vertueux, auquel s’ajoute un avantage financier intéressant. Bien entendu, les budgets des PME ou ETI associés à la masse salariale sont toujours très encadrés, les ressources destinées en premier lieu au financement de leur développement.

Néanmoins, la différence entre les revenus perçus par un secrétaire général et ceux qui le sont par un directeur financier peut généralement varier entre 10 % et 30 % selon la taille de la structure.

Le rôle d’un secrétaire général consiste à faire la coordination entre les différentes fonctions support (finance, systèmes d’information, juridique…). Le plus souvent rattaché à la direction générale, il surveille généralement les responsables des départements qui se relèvent de sa zone et veille à vérifier la cohérence des prises de mesures par chacun de ces derniers.

Une approche différente par rapport aux grands groupes

En développement dans les PME ou ETI, le poste de secrétaire général existe depuis plusieurs années au sein des grandes entreprises. Plusieurs d’entre elles viennent dernièrement d’effectuer certaines nominations, telles que les grands groupes Atos, Canal Plus et Thales.

Même si la fonction est la même, son entourage tend cependant à varier selon la taille de l’entreprise. Alors que ce dernier comprend le plus souvent la direction financière dans les structures de taille intermédiaire, cette démarche est visiblement rare dans les sociétés plus grandes.

«Dans celles-ci, qui tendent à reposer sur une structure plus ou moins homogène, le poste de secrétaire général comprend généralement le juridique, l’immobilier et les assurances, selon Bruno Serey, associé du cabinet Eiger International. Cette distribution homogène a pour objectif de s’assurer que ces fonctions de type administratif, qui sont associées les unes aux autres, sont administrées par un même employé pour assurer la cohérence. Inversement, dans les PME/ETI, l’environnement de la fonction de secrétaire général est moins homogène.» Pour cela, autour de la fonction de secrétaire général se dessine un contour par conséquent plus “à la carte”.

Classiquement, le secrétaire général est l’homme du président. à nos jours, face aux organisations complexes, les sociétés qui ont décidé d’avoir un secrétaire général considèrent ce poste comme pivot, même s’il est variable “géométriquement” selon les entreprises.

à côté du président, en même temps conseiller stratégique, politique et chef de groupe, il coordonne entre plusieurs fonctions opérationnelles et le support, avec une optique stratégique, organisationnelle et managériale, ce qui visualise clairement le challenge réel de cette fonction.

Il arrive qu’un homme ou une femme de l’ombre mais diplomate et fin négociateur, ce profil exceptionnel est très avantageux en permettant à la société de devenir plus agile, et assurer sa transformation organisationnelle et digitale avec succès.

Dans certains domaines d’activité (technologiques ou réglementés) on peut voir souvent des énarques ou des cadres à haut niveau dans ces postes. Laurent Vallée, secrétaire général de Carrefour, est chargé de l’ensemble de directions juridique, de développement durable, des affaires publiques, d’audit et de la Fondation Carrefour à la fois.

Nous pouvons constater que des profils comme celui là, combinant l’ENA et l’école de commerce, au régime alternant service public et établissements privés, sont très favorisés au recrutement.

Les tensions de la gouvernance et la croissance rapide des exigences en matière d’éthique et de compliance engendrent une croissance d’intérêt pour ce poste.
Le besoin évolué pour les chefs d’entreprise de se rapprocher d’un conseiller de confiance pour gouverner, relier entre le conseil et la direction, surveillant le développement international exige des profils juridiquement plus importants.

Ainsi Anne-Sophie Le Lay, ex directeur juridique de Renault, est maintenant nommée secrétaire générale d’Air France. La grande évolution de la culture de compliance, de la gestion des risques (risk management) exige en même temps la multi-expertise et la multi-expériences pour pouvoir instaurer une bonne coordination dans la société.

Le service des ressources humaines connait bien la culture,la façon d’organiser, les différents enjeux de l’entreprise et il est le cœur qui aide à identifier le profil adapté et valider l’environnement des futures tâches du secrétaire général. En effet, j’ai constaté qu’en fonction de sa taille, le périmètre d’activité de l’entreprise peut beaucoup varier.

Ainsi, dans certaines ETI on peut trouver un secrétaire général qui est à la fois DAF, ce qui rend cette fonction en même temps plus passionnante et plus efficiente puisqu’il est à même d’évaluer les risques et les procédures à mettre en place pour protéger le développement de l’entreprise.

Dans les groupes de grande taille, mettre en œuvre ou redimensionner le poste de secrétaire général varie selon des facteurs exogènes et associés à la culture de l’entreprise : et là si les recruteurs peuvent jouer le rôle de conseil, c’est à travers les responsables concernés qui sont le dirigeant et son DRH.

Mais la croissance du poids de l’activité financière, depuis les années 80, a retouché ce portrait type. Le fondement est toujours le même : le secrétaire général est l’un des collaborateurs les plus proches du PDG, qui est dans les PME le DG.

Ses missions ont toutefois évolué. Le secrétaire général est face à des différentes responsabilités : financières, trésorerie, audit au contrôle de gestion, reporting à la comptabilité analytique… Et maintenant, ce cadre est généralement venu d’une direction financière, avec un profil d’école de commerce ou de sciences économiques.

Le plus souvent on le recrute à l’extérieur. “Durant 5 ans, ayant de plus en plus de responsabilités, on a rendu mon poste de directeur financier en secrétaire général”, explique Jean-François Perrusclet, ex-auditeur au cabinet Arthur Andersen, puis directeur financier et enfin secrétaire général des laboratoires pharmaceutiques Jouveinal (diplômé ESSEC).

Si ce groupe pourrait se résumer à une seule entreprise, je serais capable d’y prendre le poste de directeur financier avec les mêmes fonctions. Ce qui explique la fonction de secrétaire général, c’est l’augmentation du nombre de structures en filiales, ce qui provoque une grande complexité.

Jean-François Perrusclet a recréé le poste de directeur administratif et financier qui s’occupe des aspects techniques de la finance et qui est sous sa responsabilité. Il est conçu pour assurer l’allocation des ressources, planifier les unités fonctionnelles, participer à la stratégie et apporter de l’information.

Au contraire, dans l’entreprise Bell & Howell (PME), Stéphane Grosberg voit que le poste de directeur administratif et financier qu’il s’en charge plus polyvalent que celui du secrétaire général (qu’il n’a pas dans sa PME). Réellement, les attributions de ces deux responsables sont presque semblables.

Stéphane Grosberg, lui aussi diplômé d’une école de commerce, remarque que “la nature stratégique de la fonction repose sur le pôle financier ».

Public et privé : un même souci de rigueur
La GRH est un autre élément intéressant de la fonction, de manière directe ou indirecte. Ainsi, plusieurs chefs d’entreprise mettent les RH sous la responsabilité du secrétaire général. D’autres, choisissent de garder un lien direct avec le DRH.

Mais en tout cas, le secrétaire général est le moteur de l’entreprise. De façon fonctionnelle, il ne touche pas à l’activité en elle-même. Mais il a aussi acquis “une connotation politique que lui attribut son rôle d’interface avec les administrateurs, et sa fonction de contrôle pour les filiales”, affirme Christian Swiderski, secrétaire général du groupe Cana.

Dans les collectivités locales, de nombreux secrétaires généraux voient que leur fonction est semblable à leurs homologues en entreprise. Avec par contre une différence au niveau de la taille :

la fonction du service public d’une commune (dans un département ou une Région), peu synchronisée avec la recherche de rentabilité peu importe le moyen. Autre bémol, une ville exerce au moins 100 métiers, avec des profils difficiles à gérer par un secrétaire général municipal. “Ils n’ont pas le même public, mais ils gèrent des personnes, des moyens et rendent des comptes”, déclare Jean-Paul Chevailler, le secrétaire général de Besançon. D’ailleurs, plusieurs secrétaires généraux de mairies sont membres de la DFCG, l’association des professionnels de la finance en entreprise.

Ayant plus d’autonomie de gestion et de financement, découvrant la nécessité d’une politique RH, ces employés sont proches des schémas de l’entreprise. “Nous partageons les mêmes problèmes de rigueur de gestion, de réduction maximale des coûts, et de rationalisation, affirme Dominique Bodet, secrétaire général de Clermont-Ferrand.

La même chose qu’en entreprise, nous désignons des experts si les compétences internes n’existent pas sur un point bien déterminé.” Maintenant, “le secrétaire général gère les deux centres de finance et des RH, et doit garder son aspect généraliste car la technocratie nous guette”, déclare Michel Namura, secrétaire général de Châlons-sur-Marne.
En entreprise ou en collectivité, le secrétaire général doit trouver une frontière précise entre ses missions étendues et la puissance du politique.

Les missions du secrétaire général dépendent de l’entreprise, des besoins de la direction et du périmètre des activités qui lui sont affectées.

Généralement, les missions du secrétaire général sont principalement d’ordre administratif et financier. Elles comprennent :

-veiller à appliquer les choix décidés par la direction pour assurer la conformité des méthodes, des procédures, des normes et législations qui permettent d’opérer le suivi de la comptabilité, la trésorerie et la fiscalité.
-contribuer à la prise de décision en mettant en œuvre son expertise en droit social et commercial, en GRH…
-proposer des méthodes de contrôle du management et de ses performances au sein de l’entreprise.
-participer dans la définition du budget de l’entreprise.
-rédiger des rapports à propos des bilans financiers et des activités financières.
Dans les entreprises de taille intermédiaire, le secrétaire général remplit le plus souvent les tâches de directeur financier.

Le secrétaire général est un expert, expérimenté et ayant des connaissances approfondies en ressources humaines, en droit, en fiscalité et en gestion. Il est flexible et veille à être continuellement informé de l’évolution des normes et législations en relation avec son métier. Il est autonome mais également dispose de compétences solides en management de projets et d’équipe.

Considéré comme étant le bras droit du dirigeant, le secrétaire général doit être fiable, organisé, rigoureux, et ayant un grand sens de discrétion. Son bon sens de communication lui permet d’établir des relations solides avec les différents managers. Sa crédibilité se base sur son observation précise, sur les capacités d’analyse et la synthèse.

Sa présentation est incontournable, ainsi que son expression écrite et orale. La maîtrise de l’anglais écrit et parlé est aussi recommandée.

Ce n’est pas possible de se charger d’un poste de secrétaire général dès l’obtention du diplôme. En effet, ce type de poste est confié à un diplômé universitaire mais encore disposant d’une expérience solide dans les entreprises : il faut au moins une dizaine d’années dans un poste administratif.

Puisque la tâche du secrétaire général n’est pas encore formalisée, il n’y a aucun diplôme qui aboutit directement à ce métier. Les candidats ont également le choix entre plusieurs cursus comme les Mastères en économie et gestion, en droit, en finance…

Le poste de secrétaire général en lui-même représente une véritable évolution dans les entreprises. Il reflète généralement l’apogée d’une carrière.

Cependant, les secrétaires les plus ambitieux peuvent grâce à leur connaissance solide de l’environnement entrepreunal et de sa dynamique pour évoluer vers le poste de directeur général puis de PDG.

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