Le management visuel : concept et mise en place

Le management visuel : notre façon de voir le monde varie en fonction de la façon dont nous percevons le déroulement des événements. Plusieurs personnes adoptent la perception visuelle pour sauvegarder des informations.

Le management visuel est un concept basé sur la perception visuelle. Son but est de concrétiser l’information de plus en plus et la rendre plus visible dans l’entreprise.

Qu’est-ce que le management visuel ?

Le management visuel, aussi nommé « Gestion et organisation par la vue » est une pratique faisant partie du Lean Management se basant sur quelques techniques communicationnelles. Le principe est de rendre la diffusion d’informations entre les différentes parties prenantes et les différents niveaux hiérarchiques plus faciles.

Cette notion met en évidence la performance de l’entreprise et par conséquent favorise la satisfaction client. Sa performance opérationnelle est développée, son organisation est plus flexible et plus agile.

Quel est l’intérêt du management visuel ?

Le management visuel envisage plusieurs intérêts pour l’entreprise, il permet également :

En termes de pilotage

➙ de repérer les écarts et les évolutions pour décider, rapidement.

➙ de mettre en évidence les informations pertinentes.

➙ de qualifier l’efficacité des plans d’action.

➙ de montrer et développer l’efficacité des démarches, et plus généralement l’efficacité organisationnelle.

En termes de dynamique d’équipe

➞ favoriser la créativité des employés pour innover plus d’idées.

➞ mettre les bases d’un travail collaboratif se basant sur le partage d’informations.

En termes de management

➠ expliciter la communication et les messages interchangés pour les rendre plus compréhensibles et réduire le maximum possible les taux d’incompréhension.

➠ transmettre les messages intéressants efficacement.

➠ aider à convaincre et favoriser la prise de conscience surtout dans la conduite de changement.

➠ favoriser l’implication des travailleurs via des outils stimulants.

Il consiste en fait à rendre le Système de Management de la Qualité plus effficient.

Comment mettre en place un management visuel ?

Pour gérer un projet de management visuel, un état des lieux de votre travail se présente pour rendre votre besoin plus clair. Pour rendre la méthode plus compréhensible, on a une méthodologie en 6 étapes. C’est un guide qui vous aide à effectuer un état des lieux et mettre en place un management visuel dans l’entreprise.

Etape 1 : Construire un groupe de travail

Déterminez un ou plusieurs thèmes et pour chacun d’entre eux, mettez en place une équipe de travail avec un chef de projet. Le but est de rassembler un certain nombre de personnes issues de plusieurs horizons pour regrouper les compétences et les attitudes différentes.

à noter : programmez une réunion de lancement (kick off meeting) pour mettre votre projet sur la bonne voie.

Etape 2 : Définir le périmètre de votre management visuel

le management visuel

Pilotez votre projet de la façon qui permet de répondre à vos besoins.

Utilisez également le questionnement QQOQCCP pour comprendre le sujet :

Quoi ? dimensionnement du projet, composantes à communiquer…

Qui ? départements ou collaborateurs concernés…

Où ? emplacements, sites…

Quand ? dates de démarrage, mise en œuvre…

Comment ? les outils et les moyens.

Combien ? le budget alloué.

Pourquoi ? les objectifs fixés.

Étape 3 : Choisir vos outils

Il y en a plusieurs outils permettant de mettre en place un management visuel, dont quelques-uns peuvent être déjà existants dans l’entreprise. Sélectionnez-en quelques-uns pour les utiliser par la suite, mettez en place le support dont vous avez besoin pour vous assurer la communication avec les différents collaborateurs.

Quels outils disponibles avez-vous ?

Comment pouvez-vous les développer ?

Sont-ils adaptés à vos collaborateurs ?

Quels sont les outils que vous pouvez ajouter encore ?

Étape 4 : Concevoir votre visuel

En considérant votre cible comme point de départ, vous pouvez concevoir votre visuel avec des outils que vous aurez choisi. L’objectif est toujours de favoriser la diffusion d’informations en évitant le plus que possible « la surinformation » et en rédigeant un minimum de texte.

Celui-là doit être court et renforce l’information du message qui s’affiche aux personnes concernées.

Étape 5 : Définir les bons points d’affichage

Tout dépendant des informations que vous voulez transmettre, il est indispensable de mettre en place le bon outil au bon emplacement. Pour ce fait, vous êtes appelés à déterminer le lieu de passage, la taille d’affichage, et plusieurs autres paramètres…

Etape 6 : S’assurer du bon fonctionnement des moyens mis en place

Dans tout processus, il faut s’assurer que ce genre de communication marche bien et définir les améliorations possibles.

Il est intéressant de faire un retour d’expérience sur tout ce qui a été mis en œuvre (outils, messages à diffuser…) pour déclencher, le cas échéant, des actions correctives.

Les méthodes et outils du management visuel

Les moyens et les outils en possession doivent être facilement mis en marche et accessibles à tout le monde. Il faut avoir la possibilité de les reprendre par tout employé sans avoir besoin d’un mode d’emploi particulier pour les mettre à jour.

La roue chromatique et les couleurs

La roue chromatique est tout simplement un cercle de couleurs permettant d’associer les couleurs compatibles les unes aux autres. On peut utiliser des combinaisons de couleurs de types complémentaires ou analogiques.

Le bleu signifie la fiabilité, favorise le sentiment de productivité tel que les pictogrammes en prévention.

Le rouge est une couleur attirante qui désigne l’appel à l’action. C’est encore une couleur qui désigne l’interdiction, l’avertissement ou signaler un danger. Cette couleur désigne aussi l’urgence.

Chaque couleur a un symbole particulier et il faut les utiliser convenablement.

Il est conseillé de limiter la combinaison de couleurs à 2, 3 ou 4 couleurs.

Les matrices

Le diagramme d’Eisenhower est l’un des outils visuels d’organisation des priorités et de déclaration des urgences. Il permet de concevoir un plan d’action, déclencher et déléguer des activités, autour de 4 axes principaux :

➥ Les activités importantes et urgentes.

➥ Les activités importantes, non urgentes.

➥ Les activités non importantes, urgentes.

➥ Les activités non importantes et non urgentes.

On peut afficher cet outil dans un bureau, atelier..etc. Il doit être mis en avant pour pouvoir pousser les salariés à atteindre les objectifs fixés.

La carte mentale (mind mapping)

C’est une représentation visuelle qui permet de prendre des notes et de transmettre des idées.

Au centre de la feuille, mettez un sujet central, et aux alentours, des sujets secondaires qui lui sont associés. Cette méthodologie permet d’ordonner ses pensées par la mise en forme d’informations graphiques et facilite la mémorisation.

Les diagramme de GANTT et de PERT, pour gérer un projet

Ce sont des méthodes d’ordonnancement qui permettent de montrer le début et la fin d’un projet ainsi que les activités qui favorisent l’accomplissement du projet. Les tâches sont parfois linéaires, se superposent..etc.

On peut utiliser d’autres outils : 5S , Kanban, SWOT, six Sigma, logigrammes, Kaizen..etc.

Le management visuel fait partie d’une démarche d’amélioration continue en améliorant la communication de l’entreprise (communication interne et externe).

Il facilite la communication entre les différentes parties prenantes et les outils aidant à la mise en place de ce concept. La combinaison entre le visuel et le texte permet d’améliorer considérablement votre transmission d’informations.

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