Comment mieux gérer vos emails

Introduction

Sans une bonne gestion, les emails peuvent devenir contre-productifs et cause de stress alors qu’ils ont pour fonction principale de nous aider à se communiquer et ainsi être plus efficace. Cet article va tenir compte des meilleures pratiques à suivre pour vous protéger de débordement avec votre messagerie.

1. Ne laissez pas le nombre d’emails « non lus » vous dépasser

Salarié ou freelancer, stressé ou à tête posée au travail, bien connecté ou pas : quoi que se soit votre situation, la plupart des employés ne sont pas à l’abri de la pression des emails « non lus ». être conscient de cela ou pas, ces emails en suspens s’identifient comme autant de tâches à exécuter dans une zone de votre cerveau, et appliquent une forte tension psychologique.

Le secret de gestion efficace des emails pros est celle-ci : ne pas vous laisser déborder par la grande quantité d’emails non lus. En le faisant, vous réduisez la pression et travaillez dans des conditions plus favorables. Voici quelques astuces pour bien contrôler la situation :

  •  Traiter à l’instant les emails qui requièrent un temps de manipulation faible : lors de l’ouverture de votre boîte mail, chercher les messages qui demandent une réponse brève et rédigez-la tout de suite. Le dossier est fermé, vous pouvez identifier tout en étant satisfait un item de votre to-do-list et chercher autre chose à faire.
  •  Créer des répertoires : Il existe des emails qui exigent un temps de traitement plus long; d’autres demandent des intervenants tiers ou des éléments différents de votre seule compétence de travail : la réponse est frcément différée. Mettez ces emails dans des répertoires dédiés. Vous pouvez par exemple mettre en place un répertoire intitulé « à traiter » : ce qui permet de traiter l’email – qui ne sont plus dans « non lus » – tout en l’enregistrant dans un dossier à consulter au moment où il sera possible de traiter l’email.

A noter : vous pouvez organiser vos libellés selon le niveau d’urgence ou des dates d’expiration (deadlines) par ex. « à traiter sous 24h », « à traiter sous 7 jours »…

2. Programmez des réponses automatiques pour mieux gérer vos emails

Dans les vacances, créez un message automatique d’absence. Il permet d’informer clairement votre destinataire, cela permet de vous reposer la tête et de mieux passer vos congés ! Le « programme » que vous avez mis en place a répondu, l’expéditeur du mail est informé que vous allez répondre à la date précisée. La communication continue sans stress.

3. Transformez votre boîte de réception en véritable outil de travail

Les boîtes emails professionnelles sont équipées par des fonctionnalités efficaces que vous avez tout intérêt à exploiter. Parmi lesquelles : les répertoires. Ils vous permettent de réduire le nombre d’emails reçus non lus, ainsi que d’organiser et sauvegarder vos mails stratégiquement, comme un organisateur physique.

Voyez votre emailing comme un trieur. Cette plateforme représente un moyen performant pour optimiser votre organisation dans le lieu de travail. Si chaque message est classé dans sa place, vos idées seront plus claires : vous pouvez vous occuper avec toute concentration de votre propre métier. La mise en œuvre de cette organisation exige un peu de temps en amont, mais vous en fait économiser beaucoup sur le long terme.

A noter :

Il y a des employés qui pratiquent la stratégie de « zéro message ». Elle consiste à sortir du bureau sans aucun message sur sa boîte mail : les messages, traités ou pas, sont instantanément archivés dans le répertoire concerné. Selon votre capacité de résistance à la pression professionnelle, vous pouvez tester cette stratégie.

4. Instaurez des « temps emails » pour mieux gérer vos emails

Gérer convenablement ses emails pros consiste éventuellement à ne pas se laisser détourner par leur arrivée intempestive durant la journée, et peut être aussi la nuit ! Vous augmentez votre productivité en réservant des « temps emails ».

Les règles à suivre :

  •  Restez alerte : Vous avez reçu un mail en rapport avec une tâche que vous êtes déjà en train de traiter ? Traitez le mail tout de suite. Votre interlocuteur vous parle peut-être d’une mise à jour du projet ou d’une modification à faire. Vous devez être conscient de ces détails pour être sûr de continuer dans le bon chemin.
  •  Traitez périodiquement vos messages : Le traitement des emails au fur et à mesure de leur réception ne vous laisse pas vous concentrer sur votre activité. à cause de l’interruption de travail, votre rythme devient ralenti et votre efficacité diminue progressivement. Ainsi vous devez essayer une gestion périodique : le matin en entrée, avant et après votre pause déjeuner et une heure avant de sortir le soir, par exemple.
  •  Supprimez les notifications : Le déclenchement de temps en temps des alertes emails sur votre ordinateur ou votre smartphone impacte aussi votre concentration. Désactivez les notifications pour améliorer votre performance et réduire votre stress.
  •  Dosez réactivité et efficacité au travail : Restez réactif : votre interlocuteur acceptera en tout cas quelques instants reservés à sa réponse. Sachez toutefois qu’un délai de quelques heures est de même acceptable.

5. Désabonnez-vous des newsletters sans intérêt

Vous recevez des spams régulièrement ? Vous êtes submergé des mails publicitaires sans valeur ? Vous recevez des newsletters qui n’ont pas de valeur ajoutée sur votre poste actuel ? Pas mal de mails envoyés vous distraient dans votre quotidien, polluent votre boîte mail et votre préoccupation. Calculez le temps perdu à ouvrir, lire et gérer ces messages. Vous pouvez ainsi vous désabonner en conscience de causes des listes de diffusion.

A noter : Il existe plusieurs outils simples à utiliser qui permettent de vous désinscrire systématiquement des listes de diffusion que vous choisissez.

6. Limitez les envois groupés

Si les rubriques CC et CCI et les envois multiples peuvent s’avérer utiles, réservez-les à bon escient… Plus le nombre de destinataires augmente, plus le nombre d’emails qui seront reçus en réponse se multiplie. Les échanges, cependant, peuvent facilement s’avérer sources de désordre et d’incompréhension.

Avant toute expédition, vérifiez la pertinence des destinataires. Vous aller économiser des courriers inutiles à traiter, vous économisez à vos destinataires des communications qui ne les concernent pas.

7. Organisez au mieux le corps de l’email

Chemin supplémentaire pour réduire les échanges infinis : soyez clair et rigoureux dans le cotenu de votre mail.

  •  Posez toutes les questions possibles, pour ne pas y revenir de façon désordonnée : Utilisez des différents types de liste (des bullet points par exemple) pour une bonne organisation de vos idées et optimisez la lisibilité des mails.
  •  Rédigez simplement et efficacement :  Il ne s’agit pas réellement de devenir un écrivain talentueux, mais de favoriser la compréhension de vos messages. Utilisez des phrases courtes et des termes simples.
  •  Espacez vos phrases :  Le saut de ligne améliore la clarté : appliquez la règle « une idée par paragraphe, un nouveau paragraphe un saut de ligne ».
  •  Relisez-vous :  relisez pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Profitez-en pour vérifier que vous avez noté correctement les bons destinataires. Et faites attention : une fois vous avez cliqué sur « envoyer », ça sera définitif…

8. Rédigez vos objets à l’aide de mots-clés

Plus qu’un outil d’échange, votre messagerie pro est un espace d’archivage. Si vous avez besoin de chercher quelque chose, ou bien vous devez compléter un projet inachevé, l’outil de recherche de votre boîte email vous facilite de recupérer le mail recherchéil suffit juste de saisir les bons mots-clés. Au moment de rédaction de l’objet de votre mail, essayer de vérifier le choix des termes que vous allez utiliser si vous voulez retrouver facilement ce mail au futur.

9. Limiter le placement dans la corbeille

L’espace reservé au stockage de votre boîte email vous permet de sauvegarder un nombre important de messages, ne vous en privez pas. Notez que les mails sont obligatoires pour consigner de l’information, mais encore pour l’utiliser comme preuve en cas de désaccord.

Votre supérieur hiérarchique direct vous reproche de ne pas avoir obéit ses instructions ? Un client remet en cause le respect des deadlines de livraison de votre service ou produit ? Utilisez-vous vos échanges par mailing pour prouver votre bonne foi ? Placez vos courriers électroniques dans des répertoires plutôt que de les supprimer !

10. Déconnectez !

La gestion efficace de vos emails pros ne veut pas forcément dire leur gestion en continu ! Gardez votre réactivité et soyez alerte, mais pendant vos horaires de travail seulement.

  •  Supprimez votre boîte de mail professionnelle de votre téléphone personnel.
  •  Supprimez les notifications sur votre téléphone en dehors du travail.
  •  Gardez votre droit à la déconnexion !

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